Коммерческие предложения
по индивидуальным шаблонам
в Битрикс24

Этап пресейла – это тот момент, когда клиент решает: работать с компанией или искать альтернативу. Менеджеры проводят встречи, выявляют потребности и готовят коммерческое предложение (КП). Но часто вложенные усилия не окупаются – время потрачено, а сделки нет.

Битрикс24 позволяет автоматизировать подготовку КП. В системе есть стандартная функция «Коммерческое предложение», которая быстро собирает документ с перечнем товаров и их ценами.

Однако базовое решение имеет свои недостатки:

• нет фирменного оформления (логотипы, шрифты, корпоративные цвета);
• невозможно добавить фотографии товаров;
• нет возможности автоматически рассчитывать бонусы и сложные условия.

Рассказываем, как реализовали задачу без доработок и дополнительных интеграций.

На старте решили попробовать самый очевидный путь – подключить стороннее приложение из Битрикс24.Маркета и использовать инструменты бизнес-процессов. На первый взгляд решение выглядело рабочим. КП формировались, процесс автоматизирован, но на практике появились проблемы:

• Медленная обработка. Формирование КП занимало больше времени, чем ожидалось, что снижало оперативность работы с клиентами.

• Сбои при обновлениях. В периоды апдейтов приложение могло не работать несколько дней.

• Рост стоимости решения. С января 2021 года подписка на Битрикс24.Маркет стала платной, что увеличивало затраты клиента.

В результате клиент отказался от этого подхода и стал искать более надежное, управляемое и экономически выгодное решение.

Специалист по внедрению предложил другой путь: перенести шаблон коммерческого предложения прямо в документы CRM, но чтобы вариант сработал, нужно было обойти два ограничения системы:

• Вес файла. В документах CRM файл не должен превышать 2 Мб, а шаблон клиента с качественными фотографиями весил около 9 Мб.

• Ограничения конструктора. Стандартный конструктор документов не позволял менять картинки внутри шаблона.

Специалист решил задачу следующим образом. Сначала создал универсальные списки со спецификациями и соответствующими изображениями. Затем через бизнес-процессы настроил автоматическую подстановку нужного изображения в зависимости от спецификации.

Таким образом, изображения не хранятся в шаблоне КП, а значит файл весит до 200 Кб. При этом
для фотографий выделены специальные поля, куда система подставляет нужные картинки.

Процесс создания коммерческого предложения стал простым и прозрачным. Сначала сотрудник заполняет форму для элемента КП: указывает товары, их количество и другие спецификации. За один раз максимум 10 товаров.

Далее необходимо сохранить форму и запустить автоматический процесс формирования КП прямо из карточки CRM.

Подстановка изображений и данных клиента. Бизнес-процесс проверяет заполненные поля формы и, исходя из указанных параметров, подтягивает нужные изображения из универсальных списков. Одновременно добавляются данные клиента из карточки компании.

При наличии ошибок сотрудник может внести правки в карточку компании или в элемент КП, а затем перезапустить процесс. После этого система сформирует обновленное, корректное предложение.

С переносом логики на штатные инструменты Битрикс24 создание индивидуального КП с изображениями стало быстрым и удобным:

• формирование документов занимает секунды, а не минуты или часы;

• встроенные инструменты работают стабильно, без сбоев и подвисаний. Не нужно ждать обработки данных на внешнем сервере;

• вероятность ввода неверных данных сведена к минимуму, потому что реквизиты подставляются автоматически.