Типичные ошибки при настройке Битрикс24
Битрикс24 в компании есть, задачи ведутся, чаты кипят, CRM вроде бы работает. Но все чаще сотрудники жалуются, что «ничего не понятно», «заявка где-то потерялась», а руководитель не может сформировать нормальный отчет. Система, которая должна была упростить работу, наоборот, ее усложнила.
Разбираем в статье самые распространенные ошибки, которые мешают команде эффективно использовать Битрикс24, а бизнесу – видеть реальную картину происходящего.
Разбираем в статье самые распространенные ошибки, которые мешают команде эффективно использовать Битрикс24, а бизнесу – видеть реальную картину происходящего.
Что вас ждет:
Что чаще всего идет не так при настройке системы
Ошибки в настройке Битрикс24 – это не про «сломалось» или «ничего не работает». Все работает. Но как-то криво: заявки теряются, задачи висят неделями, автоматизация мешает, а не помогает. Такой хаос в системе приводит к:
Ниже – самые частые проблемы и пути их решения.
- медленной работе и большому количеству ошибок,
- недовольству и уставшим сотрудникам,
- потере контроля над процессами,
- лишним тратам на исправление и постоянные вопросы «А что теперь делать?».
Ниже – самые частые проблемы и пути их решения.
Слишком сложные или нерабочие бизнес-процессы
На старте кажется, что автоматизировать можно все: согласование отпусков, закупки, доступы, командировки. В итоге появляются процессы на 15 шагов, в которых все только путаются.
Автоматизация ради автоматизации – плохая идея. Когда сотрудник не понимает, на каком этапе он находится, процесс либо зависает, либо идет в обход.
Автоматизация ради автоматизации – плохая идея. Когда сотрудник не понимает, на каком этапе он находится, процесс либо зависает, либо идет в обход.
Что делать
Упростить. Буквально. Процессы должны повторять реальные действия сотрудников, а не фантазии «как должно быть». Рекомендуем начать с минимального сценария и поэтапно по мере необходимости добавлять детали.
Задачи повсюду, но ни одна не закрывается
В Битрикс24 удобно ставить задачи. Иногда даже слишком удобно. В итоге задачи начинают ставить все, везде и по любому поводу: «проверь файл», «посмотри письмо», «а давай на всякий случай зафиксируем». Через месяц у сотрудника 100+ открытых задач, из которых важны три, но никто не знает, какие именно.
Управляемость теряется. Кто-то работает из CRM, кто-то в «задачах», кто-то в группах. И все это без общей логики. Что-то дублируется, что-то забывается, и начинается бесконечный диалог: «А ты вообще видел эту задачу?», «А кто исполнитель?».
Управляемость теряется. Кто-то работает из CRM, кто-то в «задачах», кто-то в группах. И все это без общей логики. Что-то дублируется, что-то забывается, и начинается бесконечный диалог: «А ты вообще видел эту задачу?», «А кто исполнитель?».
Что делать
Разделить рабочие потоки. Задачи – для проектов. Обращения, заявки, проблемы – через сервис-деск. Это помогает убрать рутину из задач и не терять важные заявки в потоке рабочих мелочей.
А еще рекомендуем расставить приоритеты.
А еще рекомендуем расставить приоритеты.
Каждый работает «как привык» – единых правил нет
Битрикс24 гибкий. И это хорошо, до поры до времени. Один отдел ведет сделки в CRM, другой ставит задачи в «группах», третий пишет в чат, а четвертый все еще пользуется Excel «потому что так быстрее». В итоге никто не понимает, где искать нужную информацию и по какому каналу что решается.
Никаких общих правил, никаких регламентов. Система вроде есть, но работает как попало и вместо упрощения процессов только добавляет путаницы.
Никаких общих правил, никаких регламентов. Система вроде есть, но работает как попало и вместо упрощения процессов только добавляет путаницы.
Что делать
Разработайте и придерживайтесь единых правил. Где ставите задачи, где заводите клиентов, как подаете заявки, куда и как писать по техническим вопросам. Все это можно закрепить в базе знаний и встроить в процесс.
Переизбыток уведомлений
Каждое новое действие в Битрикс24 – это уведомление: пришла задача, поменялся статус, кто-то написал комментарий, кто-то упомянул, кто-то просто поставил лайк. Уведомления сыпятся в ленту, в почту, в мобильное приложение. И вроде бы все важно, но сотрудник, чтобы не сойти с ума, постепенно начинает все игнорировать.
Как итог: важные сигналы теряются, потому что их слишком много, а чтобы найти нужное, приходится тратить больше времени, чем заняло бы само выполнение задачи.
Как итог: важные сигналы теряются, потому что их слишком много, а чтобы найти нужное, приходится тратить больше времени, чем заняло бы само выполнение задачи.
Что делать
Настройте уведомления так, чтобы сотрудники получали только важные и нужные сообщения. Выберите ключевые события, о которых нужно знать сразу, например, новая заявка или просроченная задача.
Некорректно настроены права доступа
Типичная история: один сотрудник не может зайти в нужный раздел, потому что «ему не дали доступ», а другой случайно видит документы, которые видеть не должен. Права настраивались «по-быстрому» или копировались с других пользователей без разбора. В результате кто-то получает слишком много, кто-то – ничего, а администратор постоянно отвлекается на просьбы «проверь, у меня опять ничего не работает».
Иногда это еще и риск: открытый доступ к персональным данным, коммерческим документам, внутренней переписке.
Иногда это еще и риск: открытый доступ к персональным данным, коммерческим документам, внутренней переписке.
Что делать
Провести ревизию прав. Настроить доступы по ролям, а не вручную «каждому по чуть-чуть». Так система будет работать четко, а настройка прав станет прозрачной и легко управляемой.
Нет единого окна для заявок и обращений
Сотрудники пишут куда попало – в личные сообщения, в групповые чаты, на почту, в комментарии к задачам. В итоге обращения теряются, сроки не соблюдаются, а ответственность расплывается. Кто-то подумал, что заявку уже взял в работу, а она все еще висит без внимания.
Кроме того, отсутствие единого окна затрудняет контроль и учет, потому что руководитель не видит полной картины, сотрудники теряют время на уточнения и дублирование.
Кроме того, отсутствие единого окна затрудняет контроль и учет, потому что руководитель не видит полной картины, сотрудники теряют время на уточнения и дублирование.
Что делать
Организовать единый канал для всех заявок и обращений. Так, сервис-деск Admin24 отлично справляется с этой задачей — все обращения фиксируются в одном месте, назначаются ответственные, ведется история и отчеты. Это снижает риски и ускоряет обработку.
Захламление CRM ненужными полями и стадиями
В попытках учесть все и сразу, в CRM появляется тонна лишних полей, статусов и чекбоксов, которые никто не заполняет или заполняет «чтобы не ругали». Из-за этого форма сделки превращается в длинный нескончаемый опрос, который отпугивает сотрудников и замедляет работу.
Когда каждое поле «обязательное», а половина из них непонятна, поэтому сотрудники просто кликают наугад или оставляют пустыми.
Когда каждое поле «обязательное», а половина из них непонятна, поэтому сотрудники просто кликают наугад или оставляют пустыми.
Что делать
Первым делом уберите все лишнее. Спросите себя и команду: какие поля действительно нужны для работы? Если поле не используется или не приносит пользы – смело удаляйте или скрывайте.
Чем меньше и проще форма, тем легче сотрудникам ее заполнять и быстрее находить нужную информацию.
Также полезно создавать шаблоны и стандарты заполнения.
Чем меньше и проще форма, тем легче сотрудникам ее заполнять и быстрее находить нужную информацию.
Также полезно создавать шаблоны и стандарты заполнения.
Отсутствие базы знаний
В компании много процессов, которые приходится объяснять «на пальцах» и заново каждый раз. Инструкции разбросаны в разных папках или вообще отсутствуют, и новички учатся методом проб и ошибок. Из-за этого растет число ошибок, снижается скорость работы, а опытные сотрудники тратят время на повторные консультации.
Что делать
Начать с самого простого – собрать в одном месте ответы на повторяющиеся вопросы. То, что сотрудники постоянно спрашивают друг у друга: как оформить сделку, куда писать, если не работает уведомление, как поставить задачу клиенту и т.д.
Главное, чтобы туда легко было попасть и быстро что-то найти. Не надо стремиться сразу создать огромную энциклопедию. Начните с 5–10 базовых инструкций и добавляйте по мере поступления новых вопросов. Используйте скриншоты, короткие пошаговые описания и реальные примеры.
Раз в месяц пересматривайте, что устарело, что дублируется, а чего не хватает. Главное, чтобы база знаний не превратилась в «свалку ссылок», а действительно помогала сотрудникам быстрее работать и меньше дергать коллег.
Главное, чтобы туда легко было попасть и быстро что-то найти. Не надо стремиться сразу создать огромную энциклопедию. Начните с 5–10 базовых инструкций и добавляйте по мере поступления новых вопросов. Используйте скриншоты, короткие пошаговые описания и реальные примеры.
Раз в месяц пересматривайте, что устарело, что дублируется, а чего не хватает. Главное, чтобы база знаний не превратилась в «свалку ссылок», а действительно помогала сотрудникам быстрее работать и меньше дергать коллег.
Настройка без стратегии
Когда настройки меняются «по просьбе» каждого отдела и каждый сам добавляет «свои хотелки», Битрикс24 превращается в мозаику из разных фрагментов, которые плохо стыкуются. Система становится сложной и непонятной, а на исправление уходит все больше времени.
Что делать
Прежде чем начинать крутить настройки и подключать функции, остановитесь и составьте план. Представьте, как ваша компания должна работать через Битрикс24 – какие процессы хотите автоматизировать, какие задачи упростить, какие цели достичь.
Соберите ключевых сотрудников на обсуждение: спросите, что им мешает сейчас, что хотелось бы улучшить, как они видят идеальную работу с системой. Запишите эти пожелания и сформируйте общую стратегию в виде пошагового плана действий с приоритетами и сроками.
Регулярно возвращайтесь к стратегии, проверяйте, как работают внедренные решения, и корректируйте план при необходимости.
Соберите ключевых сотрудников на обсуждение: спросите, что им мешает сейчас, что хотелось бы улучшить, как они видят идеальную работу с системой. Запишите эти пожелания и сформируйте общую стратегию в виде пошагового плана действий с приоритетами и сроками.
Регулярно возвращайтесь к стратегии, проверяйте, как работают внедренные решения, и корректируйте план при необходимости.
Как организовать обучение сотрудников для работы
с Битрикс24
Самая крутая и продуманная настройка Битрикс24 не даст нужного результата, если сотрудники не умеют правильно с ней работать, поэтому грамотное обучение – ключ к успеху.
Ниже разбираем, как сделать обучение понятным, удобным и эффективным:
Ниже разбираем, как сделать обучение понятным, удобным и эффективным:
- Расскажите простыми словами, какие проблемы решает Битрикс24На примере конкретных задач подчеркните выгоды: меньше хаоса, больше контроля и меньше стрессов. Можно сделать короткий видеообзор или презентацию, и на реальных кейсах показать,
как система упрощает жизнь. - Покажите основные функции – постепенно и с примерамиНе нужно пытаться сразу охватить все – большинство людей быстро теряется, если их завалить кучей новых функций. Лучше разбить обучение на небольшие блоки и объяснять наглядно:
- Как создать и назначить задачу – с примером реальной задачи из вашей компании.
- Где смотреть уведомления и как их настраивать, чтобы не пропускать важное.
- Как использовать чат для коммуникации, чтобы не потерять диалоги.
- Как оформлять сделки или заявки с демонстрацией каждого шага.
- Почему важно соблюдать единые правила оформления, чтобы все понимали друг друга.
- Проводите «апдейты»Бизнес меняется, появляются новые процессы и возможности в Битрикс24. Чтобы не было «разрыва» между системой и сотрудниками, важно:
- Периодически устраивать короткие обучающие сессии по новым функциям.
- Делать рассылки с советами и лайфхаками.
- Проводить опросы для оценки, насколько хорошо сотрудники освоили новые инструменты.
- Внедрять изменения постепенно, давая людям время привыкнуть.
- Регулярно собирайте фидбекОбучение – не разовое мероприятие, а постоянный процесс, поэтому:
- Создайте удобный канал для вопросов — например, чат или сервис-деск, где сотрудники смогут быстро получить помощь.
- Следите за вопросами — это поможет выявить «узкие места» в обучении или настройках.
- Поощряйте обратную связь — спрашивайте, что неудобно, что хотелось бы улучшить.
- Используйте эту информацию для корректировки обучения и доработки процессов.
Что в итоге
Ошибки в настройке Битрикс24 случаются у всех – и у новичков, и у тех, кто давно работает с системой. Главное – вовремя их замечать и исправлять. Система гибкая, и многое можно поправить без стресса. Часто даже небольшие изменения в ключевых моментах: доступах, структуре, CRM делают работу в Битрикс24 проще и понятнее для всей команды.
А дальше – дело привычки: следить за порядком, избавляться от лишнего и строить еще более понятные процессы. Так Битрикс24 станет мощным инструментом, который будет действительно помогать, а не мешать.
А дальше – дело привычки: следить за порядком, избавляться от лишнего и строить еще более понятные процессы. Так Битрикс24 станет мощным инструментом, который будет действительно помогать, а не мешать.
Битрикс24 может упростить жизнь команде — но только при правильной настройке. Частые ошибки превращают систему
в источник хаоса. Сервис-деск Admin24 помогает навести порядок и организовать процессы без лишней суеты.
в источник хаоса. Сервис-деск Admin24 помогает навести порядок и организовать процессы без лишней суеты.
Хотите получить консультацию по интеграции Битрикс24 с сервисами?
Оставьте свою заявку