Бизнес-процессы в Битрикс24: автоматизация шаг за шагом

Каждый день в компании проигрываются десятки однотипных действий: согласование договоров, оформление отпусков, регистрация заявок от клиентов, запуск новых проектов, утверждение смет и так далее. Если нет автоматизации, со временем начинаются проблемы: кто-то забыл переслать, кто-то не заметил уведомление, кто-то потерял файл.

Битрикс24 предлагает другой подход – бизнес-процессы. Пошаговые сценарии, в которых прописывается, кто что делает и в каком порядке. Они задаются один раз, и дальше система сама проводит задачи по нужному маршруту. Например:

• новый договор загружается в CRM;
• система автоматически отправляет его на проверку юристу;
• после проверки подключается руководитель;
• если все в порядке, договор уходит директору на подпись;
• финальный шаг – уведомление менеджеру, что можно отправлять документ клиенту.

Все это происходит без лишней переписки, напоминаний и звонков. Каждый участник видит только свои шаги, получает уведомление в нужный момент и точно знает, что делать.

Бизнес-процессы нужны компании, чтобы работа шла быстро и без сбоев. Они упрощают контроль задач, сокращают ручную работу и делают результаты предсказуемыми. Ниже – конкретные выгоды от их внедрения.

Автоматизация – ключевое преимущество бизнес-процессов в Битрикс24. Она позволяет выполнять повторяющиеся задачи без постоянного контроля со стороны сотрудников. Например, при согласовании договора сотрудник загружает документ в систему, и дальше процесс движется автоматически. Сначала документ направляется юристу для проверки, затем руководителю для согласования, потом директору на подпись, а система уведомляет менеджера, когда договор готов.

Автоматизация избавляет от необходимости постоянно напоминать коллегам о следующем шаге, искать потерянные письма или звонить, чтобы уточнить статус.
В результате сотрудники сосредотачиваются на основной работе, процессы становятся прозрачными и предсказуемыми, а компания экономит время и снижает количество ошибок.

Бизнес-процессы в Битрикс24 позволяют отслеживать ход выполнения каждой задачи в реальном времени. Система фиксирует каждый шаг: кто выполняет задачу, на каком этапе находится процесс и сколько времени ушло на выполнение каждого действия. Благодаря этому становится понятно, где процесс идет по плану, а где возникают задержки.

Например, если в компании согласование договора проходит через нескольких сотрудников, руководитель всегда может открыть карточку процесса и увидеть, например, что документ проверен юристом и ожидает подписи начальника департамента. Нет необходимости обзванивать сотрудников или искать письма в почте – вся информация видна сразу.

Контроль исполнения помогает не только фиксировать текущую ситуацию, анализировать эффективность процессов и выявлять узкие места. Так, если заявки на командировки регулярно «застревают» на определенном этапе, это сигнал о том, что нужно перераспределить нагрузку или скорректировать маршрут процесса.

Одно из главных преимуществ бизнес-процессов в Битрикс24 – экономия времени. Когда процессы выстроены правильно, сотрудники точно знают, что им делать и когда, и не тратят часы на уточнения и поиск информации.

Руководитель при этом видит всю картину в реальном времени и может принимать решения быстро, без постоянных проверок и вмешательства в каждый шаг команды. Время, которое раньше уходило на постановку задач вручную или исправление ошибок, теперь можно потратить на развитие бизнеса.

В итоге работа компании становится более продуктивной, задержки сокращаются, а ресурсы используются эффективнее. Проще говоря, команда делает больше за меньшее время, и это заметно сразу.

Бизнес-процессы в Битрикс24 помогают минимизировать человеческий фактор и предотвращают типичные ошибки, которые возникают при ручной обработке задач. Система автоматически направляет документы и заявки нужным сотрудникам в правильной последовательности, фиксирует каждый шаг и сохраняет историю изменений.

Документ не потеряется и не «зависнет» на каком-то этапе – система отправит его на проверку, затем на согласование и на подпись в нужное время. Аналогично заявки на отпуск или командировки будут обработаны без пропусков и забытых этапов, потому что процесс настроен один раз и выполняется по заданному маршруту.
Снижение ошибок повышает эффективность работы сотрудников и ускоряет выполнение задач.

Бизнес-процессы в Битрикс24 помогают сотрудникам работать по единым правилам, что повышает общую дисциплину команды. Каждый процесс состоит из четко определенных шагов, поэтому сотрудники точно знают, что и когда нужно делать.

Например, при запуске нового проекта система автоматически распределяет задачи между участниками и фиксирует сроки для каждого шага. Сотрудники получают уведомления о своих действиях, и никто не может пропустить важный этап. Аналогично, при согласовании внутренних документов или подготовке отчетов система контролирует последовательность действий, исключая возможность пропусков и задержек.

Для того, чтобы перейти на страницу со списком запущенных бизнес-процессов необходимо перейти в раздел «Автоматизация» в левом меню, выбрать вверху «Бизнес-процессы» и в открывшемся меню нажать на «Процессы».

В разделе процессы отображаются только те, в которых сотрудник как-либо участвует. Например, если он запустил процесс или на него пришла какое-то согласование (во втором варианте после согласования процесс пропадет из списка).

Если нужно посмотреть чужие процессы, то нужно зайти во вкладку Все активные.
На открывшейся странице есть вся основная информация о каждом процессе: название, дата последних изменений, участники, статус и время выполнения.

Дата и время в поле «Активность» показывает, когда были произведены последние действия в процессе. Красный индикатор здесь же означает то, что задание требует выполнения, зеленый – сигнализирует о появлении новых комментариев в карточке процесса.

Над списком процессов есть поле, в котором отображается количество процессов, которые требуют выполнения, и количество непрочитанных комментариев.

В столбце «Участники» указаны сотрудники, которые задействованы в процессе и количество времени, которое потратил каждый на выполнение задачи в рамках процесса.

Статус показывает текущее состояние процесса: выполняется, завершен, отложен или отклонен. Кнопки статуса позволяют сотруднику выполнять задания прямо из списка. Например, можно подтвердить или отклонить оплату.

В столбце «Время выполнения» фиксируется общее время выполнения процесса всеми участниками. Время округляется в большую сторону. Более подробная информация об эффективности процесса и полная история работы зафиксированы во вкладке «Протокол».

Система автоматически сравнивает его со средним временем выполнения подобных процессов в компании. Какие бывают оценки:

• «Все отлично» – процесс завершен быстрее среднего.
• «Требует внимания» – время равно среднему или превышает его на 3 дня.
• «Слишком медленно» – время превышает среднее на 4 дня и более.

Если статистики нет, например, процесс используется впервые, среднее время неизвестно. Чем больше завершенных процессов, тем точнее статистика.

Когда на выполнение процесса тратится неоправданно много времени, есть смысл проанализировать его наполнение и шаги. Так, например, если процесс согласования отпуска занимает 14 дней, а по факту на само действие нужно не более 15 минут, то это означает, что автоматизация не до конца продумана, либо сотрудники не умеют с ней работать.

С чем могут быть проблемы:

• плохо описана точка запуска процесса. Еще раз пройдитесь по инструкции и сделайте ее более детализированной, чтобы у сотрудников не возникало вопросов «где искать», «куда нажимать» и «как заполнять каждое поле».

• в бизнес-процессах не предусмотрен заместитель на время отпуска или больничного сотрудника.

• исполнитель забывает подтвердить выполнение задачи на своем этапе. В этом случае все решается дополнительными уведомлениями.

Задания в бизнес-процессах

Задания могут выполняться последовательно или параллельно:

• Последовательные – одно задание выполняется после другого (например, сначала согласование документа, затем утверждение программы).

• Параллельные – несколько заданий выполняются одновременно (например, бронирование зала и приглашение участников).

Такой подход позволяет гибко распределять работу и экономить время команды.

По умолчанию в Битрикс24 предусмотрено пять бизнес-процессов: счет на оплату, заявление на отпуск, заявление на командировку, исходящие документы и выдача наличных. Для того, чтобы их найти, необходимо в разделе «Автоматизация» нажать в верхнем меню на «Бизнес-процессы» и выбрать «Процессы в ленте новостей».

Помимо стандартных в Битрикс24 предусмотрена возможность создания дополнительных бизнес-процессов. Для этого следует нажать на кнопку «Создать новый».

Далее откроется окно создания процесса. Во вкладке «Настройки» необходимо внести данные о процессе: название, описание, сортировку, картинку, а также можно включить автоблокировку элементов при редактировании. Она нужна на случай, если несколько сотрудников будут редактировать элемент одновременно.

Во второй вкладке «Подписи» можно переименовывать элементы и разделы. Элемент – это документ, по которому запускается бизнес-процесс, а раздел – папка с элементами.

В третьей вкладке «Доступ» можно настроить права доступа к элементам и разделам процесса.

Количество полей в бизнес-процессах не фиксировано и можно добавлять свои. Новые поля можно использовать, например, для хранения каких-либо данных при работе БП (общий список согласующих, замещающих и т.д.) и после завершения (комментарии всех согласующих).

Для создания нового поля следует зайти в карточку нужно процесса, нажать на иконку настроек в верхней левой части экрана и в открывшемся меню выбрать «Настроить поля».

Помимо общих настроек, в зависимости от типа, у поля будут дополнительные параметры. Например, у поля «Детальное изображение» следует указать максимальную ширину и высоту, а также отметить опции «Уменьшать картинку до максимально разрешенного размера» и «Игнорировать ошибки масштабирования».

В зависимости от сложности, бизнес-процессы в Битрикс24 бывают двух видов: со статусами и последовательные. Поговорим про каждый тип более подробно.

Последовательный бизнес-процесс

Это автоматизированная цепочка шагов, которая выполняется строго по порядку: один этап завершен – запускается следующий. Логика простая и прямая, без разветвлений и возвратов.

Такой процесс удобен, когда нужно пройти понятный маршрут: собрать данные, проверить, согласовать и зафиксировать результат. Система сама ставит задачи, рассылает уведомления и контролирует движение до финала. Последовательные процессы хорошо подходят для повторяющихся сценариев: согласование документов, регистрация входящих писем, оформление заявок на отпуск или командировку.

Плюсы формата:

• четкий порядок действий;
• наглядность – всегда видно, где процесс сейчас;
• легкая настройка.

Бизнес-процесс со статусом

В отличие от последовательных, процессы со статусами имеют несколько состояний (статусов), внутри которых могут выполняться разные действия. Процесс может задержаться на нужном статусе, перейти вперед или даже вернуться назад.

Такой формат больше похож на конструктор из этапов. В каждом статусе можно настроить действия по созданию задач, отправке уведомлений, запросу дополнительных параметров или проверки данных. Сотрудники работают внутри статуса до тех пор, пока условие перехода не выполнено.

Главное преимущество – гибкость. Процесс можно адаптировать под реальную работу команды и работать длительное время в одном статусе. Например, «На согласовании».
Статусные процессы подходят для сложных и цикличных сценариев: кадровые процедуры, длительное согласование документов, многоступенчатые проверки.

Бизнес-процессы можно запустить непосредственно из карточки сделки в CRM. Чаще всего компании автоматизируют обработку лидов, сбор документов при закрытии сделки, согласование и подписание договоров, выставление счетов, создание нового контакта (компании), напоминание об изменении статуса лида, уведомление об изменении статуса сделки, создание событий в календарях и т.д.

Для каждого раздела CRM бизнес-процессы создаются отдельно. Так, бизнес-процесс, используемый в Сделках, не будет работать и не сможет быть применен в Лидах. Для этого нужно производить отдельную аналогичную настройку в нужном разделе, дублируя логику.

Общий список всех бизнес-процессов, разделенный по разделам, можно найти в Настройки → Настройки CRM → Роботы и бизнес-процессы.

Здесь можно перейти в нужный тип сущности и создать там процесс и при необходимости быстро перейти к другому типу. При этом не нужно каждый раз открывать какую-то конкретную компанию или сделку.

При создании шаблона бизнес-процесса заполняем:

• Основное – название, описание, условия запуска, сортировку.

• Отображение в сделках и Смарт-процессах. Она позволяет разрешать запуск процесса только в какой-то определенной воронке сделки или смарт-процесса, если таких воронок несколько.

После заполнения всех данных нажимаем «Сохранить».

Любой бизнес-процесс состоит из определенных шагов, которые необходимо прописать в виде схемы. Шаги могут выполняться сотрудниками или быть автоматическими.

Для добавления шага в процесс необходимо выбрать из меню справа или нажать на значок треугольника, и в открывшимся списке выбрать нужное действие. Все действия разделены на типы для удобства.

У каждого действия есть параметры. Чтобы их заполнить надо нажать на значок «шестеренки» в действии и откроется форма с полями для заполнения.

Даже самые продуманные процессы могут работать плохо, если их внедрение прошло с ошибками. Разберем самые типичные проблемы, чтобы их можно было заранее избежать.

Часто компании запускают процесс, не продумав все шаги и условия. В результате процесс сбивается, задачи «зависают», а сотрудники теряют время на уточнения и звонки.

Чтобы избежать этой ошибки, нужно:

• Прописать всех участников и роли: кто отвечает за проверку, кто за согласование, кто за финальное утверждение.

• Учесть все возможные варианты: например, что делать, если документ возвращают на доработку, или если один из участников отсутствует.

• Протестировать процесс на тестовой группе: запустить процесс с тестовыми данными и проверить, что все шаги работают корректно и уведомления приходят нужным людям.

Тщательная проработка процесса на этом этапе позволяет избежать хаоса, потерь документов и задержек, а сотрудники сразу видят понятный маршрут задачи и выполняют её без лишних уточнений.

Даже идеально настроенный бизнес-процесс не принесет пользы, если сотрудники не знают, как им пользоваться. Часто после внедрения системы люди продолжают писать письма, звонить коллегам и игнорировать уведомления, потому что им непонятен новый порядок работы.

Чтобы избежать этой ошибки, нужно:

• Провести инструктаж – показать сотрудникам, где запускать процессы, как заполнять заявки и как отслеживать свои задачи.

• Дать пошаговые инструкции с изображениями кнопок и примерами заполнения карточек.

• Организовать тестовый запуск: сотрудники пробуют запустить процесс на тестовой заявке и видят, как система распределяет задачи и уведомляет участников.

• Ответить на вопросы и уточнить детали: прогон тестовой задачи помогает выявить непонимание и скорректировать инструкцию до реальной работы.

Иногда компании добавляют в процесс слишком много шагов, веток и условий. В результате сотрудникам становится непонятно, что делать дальше, процесс тормозит, а эффективность падает.

Чтобы избежать этой ошибки, нужно:

• Выделить ключевые действия: какие шаги обязательны, а какие можно упростить или объединить.

• Сократить лишние ветки и условия, которые усложняют процесс без реальной пользы.

• Протестировать процесс на небольшой группе сотрудников, чтобы убедиться, что он понятен и выполняется без ошибок.

• Постепенно добавлять новые шаги только при необходимости, проверяя каждый раз, что процесс остаётся понятным и управляемым.

Такой подход позволяет запускать процессы, которые действительно работают, не перегружают сотрудников и приносят пользу компании с первых дней использования.

После запуска бизнес-процесса некоторые компании не проверяют, как он работает на практике. В результате ошибки остаются незамеченными, узкие места не исправляются, а процесс не приносит ожидаемой эффективности.

Чтобы избежать этой ошибки, нужно:

• Следить за уведомлениями и отчетами: система покажет, где задачи задерживаются и кто не выполнил шаг.

• Регулярно анализировать эффективность процессов: смотреть, сколько времени занимает выполнение каждого шага, где появляются задержки и какие этапы вызывают сложности.

• Вносить корректировки в процесс: изменять шаги, добавлять напоминания или перераспределять ответственных, чтобы устранить узкие места.

• Повторять контроль на тестовой группе при каждом изменении процесса, чтобы убедиться, что улучшения работают корректно.

Бизнес-процессы в Битрикс24 – это не просто способ автоматизировать задачи, а инструмент, который помогает компании работать быстрее, точнее и прозрачнее. Они решают ключевые проблемы: упрощают повторяющиеся операции, сокращают ручную работу, минимизируют ошибки и повышают дисциплину команды.

Чтобы бизнес-процессы приносили максимальную пользу, важно подходить к их внедрению осознанно. Начинайте с простых процессов и постепенно расширяйте их функционал, тщательно продумывая каждый шаг и распределяя роли участников. Обучайте сотрудников работе с системой, проводите тестовые запуски и давайте инструкции, чтобы процессы работали правильно с первого дня, а регулярный контроль и аналитика помогут выявить узкие места и оптимизировать процессы.