Как ставить задачи менеджерам прямо из CRM?

CRM – это не просто база клиентов и сделок. Это инструмент, который позволяет контролировать работу команды, ускорять процессы и снижать количество ошибок. Постановка задач прямо из CRM делает работу прозрачной и удобной как для руководителя, так и для менеджера. Вот основные преимущества:

Создать задачу из CRM Битрикс24 просто, но важно делать это правильно. Если просто нажать «Добавить задачу» и ничего не продумать, менеджер может получить неполное поручение, а значит, возникнут проблемы с его выполнением.

Ниже рассказываем как создавать задачи так, чтобы: они автоматически были привязаны к сделке и клиенту, менеджер сразу понимал, что и когда нужно сделать, а
руководитель мог легко отслеживать выполнение и при необходимости корректировать процесс.

Шаг 1. Открываем CRM и выбираем сделку.

Все задачи должны быть привязаны к конкретной сделке или клиенту. Это позволяет видеть всю историю взаимодействия и иметь под рукой все нужные документы.

Перейдите в раздел CRM → Сделки. Используйте фильтры, чтобы быстро найти нужную сделку (например, «в работе» или «горящие»). Фильтры и поиск помогают экономить время, особенно если список сделок большой.

Откройте карточку выбранной сделки.

Шаг 2. Создаем задачу из сделки.

Создание задачи прямо из карточки сделки позволяет автоматически подтянуть всю информацию о клиенте и сделке, исключая ошибки и недопонимания.

Заполните основные поля задачи:

• Название задачи – кратко и конкретно.

• Ответственный – менеджер, который будет выполнять задачу.

• Срок выполнения – чтобы задача не потерялась и была выполнена вовремя.

• При необходимости добавьте чек-лист или подзадачи, если поручение комплексное.

Шаг 3. Мониторинг выполнения задач

Контроль выполнения задач позволяет руководителю видеть реальное состояние работы команды и оперативно вмешиваться, если что-то идет не так. Используйте канбан по задачам, чтобы видеть, что в работе, что завершено и что просрочено.
Регулярно просматривайте отчеты и аналитику, чтобы выявлять узкие места и оптимизировать работу команды.

Настоящая эффективность приходит тогда, когда процесс постановки задач прямо из карточки сделки доведен до автоматизма, а функционал Битрикс24 используется по максимуму. Ниже – собрали основные лайфхаки, которые помогут сделать работу с задачами из CRM ещё удобнее.

Роботы CRM могут самостоятельно создавать задачи при разных событиях, например, когда приходит новая заявка от клиента, когда сделка достигает определенного этапа или приближается дедлайн.

Они сразу назначают ответственного, подставляют сроки и готовое описание, чтобы менеджерам не приходилось всё вводить вручную. Например, после получения обращения от клиента автоматически создается задача «Связаться с клиентом в течение 24 часов», назначается менеджер и добавляются инструкции по дальнейшим шагам. Или при переходе сделки в стадию «Заключение договора» создается задача «Подготовить документы и согласовать условия».

Благодаря работам команда может сосредоточиться на работе с клиентами, а не на рутине. Все процессы становятся прозрачными, задачи не теряются, а работа команды – более слаженной и эффективной.

Чтобы каждый раз не вводить вручную описание, сроки и этапы выполнения, достаточно выбрать готовый шаблон. Это не только экономит время, но и снижает вероятность ошибок. Шаблоны помогают поддерживать единый стандарт работы команды: все сотрудники выполняют задачи по одной и той же схеме, что облегчает контроль и анализ выполнения. Кроме того, их удобно использовать для регулярных процессов, например, еженедельных звонков клиентам или подготовки отчетов.

В шаблоны можно добавлять чек-листы с пошаговыми инструкциями, чтобы менеджеру было понятно, что именно нужно сделать, и ни один этап не был пропущен. В результате команда работает быстрее, процессы становятся прозрачными, а качество выполнения задач повышается.

Вместо того чтобы искать нужные документы в почте или на компьютере, все файлы хранятся прямо в задаче, рядом с описанием и инструкциями. Это может быть договор, презентация для клиента, отчет или скриншот с важной информацией. Прикрепленные файлы помогают команде сразу видеть все необходимые материалы и не тратить время на уточнения. Например, менеджер получает задачу «Отправить клиенту коммерческое предложение» и сразу видит готовый документ для отправки. Такой подход делает работу более организованной, сокращает ошибки и позволяет выполнять задачи быстрее.

Подробно про автоматизацию работы в Битрикс24 рассказали в отдельной статье.

Постановка задач менеджерам прямо из CRM Битрикс24 – это не просто удобная функция, а реальный инструмент для управления командой и оптимизации бизнес-процессов. Она позволяет экономить время, минимизировать ошибки и сделать работу прозрачной для руководителя и менеджеров.

Когда задачи создаются сразу в карточке сделки, менеджер получает всю необходимую информацию, видит сроки и приоритеты, а руководитель может в любой момент контролировать выполнение и корректировать процесс. А автоматизация, шаблоны и возможность прикреплять документы к задачам превращают CRM в полноценную систему управления, которая помогает команде работать слаженно и эффективно.