Управление задачами в Битрикс24
с использованием цикла Деминга
с использованием цикла Деминга
Битрикс24 – это целый набор инструментов для организации работы компании. Он подходит для любых бизнес-процессов и помогает их автоматизировать. При этом для получения максимального результата необходимо его правильно настроить. Например, используя процессный подход, который лежит в основе управленческого цикла Деминга.
Рассказываем в статье, как реализовать этот метод на практике с помощью инструментов Битрикс24.
Рассказываем в статье, как реализовать этот метод на практике с помощью инструментов Битрикс24.
Что вас ждет:
Цикл Деминга
Цикл Деминга – это простой, но мощный инструмент для управления любыми процессами. Его суть в четырех шагах: Plan → Do → Check → Act (Планируй, Делай, Проверяй, Корректируй). Идея в том, чтобы каждое действие в работе было продуманным, контролируемым и улучшилось на основе результатов. По сути, это способ превратить хаос задач в управляемый поток, где ошибки становятся уроками, а успех – закономерностью.
Почему это важно? Многие компании ставят задачи и ждут результата, но не проверяют, как идет процесс, и не вносят корректировки вовремя. Цикл Деминга позволяет не только ставить цели, но и контролировать их выполнение, анализировать промежуточные результаты и вовремя исправлять недочеты.
В модуле управления задачами в Битрикс24 есть все, чтобы реализовать цикл Деминга: от планирования задач с подзадачами и сроками до контроля выполнения и анализа результатов.
Почему это важно? Многие компании ставят задачи и ждут результата, но не проверяют, как идет процесс, и не вносят корректировки вовремя. Цикл Деминга позволяет не только ставить цели, но и контролировать их выполнение, анализировать промежуточные результаты и вовремя исправлять недочеты.
В модуле управления задачами в Битрикс24 есть все, чтобы реализовать цикл Деминга: от планирования задач с подзадачами и сроками до контроля выполнения и анализа результатов.
Plan — Планирование
Этап «Plan» в цикле Деминга – фундамент, на котором строится весь процесс. Чем качественнее планирование, тем проще исполнение и выше вероятность успеха. Как проработать этот этап в Битрикс24:
- Название задачиНазвание – это первое, что видит исполнитель. Оно должно быть конкретным, информативным и отражать конечный результат. Вместо расплывчатого «Разобраться с документами» лучше писать «Сканировать и загрузить в CRM договоры с клиентами за август 2025». В Битрикс24 в названии можно использовать метки и хэштеги, чтобы задачи легко находились по фильтрам и в поиске.
- СрокиЧетко установленный срок выполнения помогает расставить приоритеты и избежать вечных «потом». Крайний срок – дата и время, к которому задача должна быть завершена. Для сложных задач можно задать несколько дат, промежуточных контрольных точек, чтобы проверять прогресс на ключевых этапах. Также понадобится указать сроки в календаре и настроить автоматические напоминания всем участникам.
- ПодзадачиЕсли задача объемная, ее лучше разделить на более мелкие подзадачи. Подзадачи можно назначать разным исполнителям. Битрикс24 позволяет настроить зависимость: следующая подзадача открывается только после завершения предыдущей. Это помогает отслеживать прогресс поэтапно и не терять детали.
- Ответственные, соисполнители и наблюдателиОтветственный – тот, кто выполняет задачу и отвечает за результат. Соисполнители – сотрудники, помогающие выполнять часть работы. Наблюдатели контролируют процесс, но не участвуют в работе напрямую. В Битрикс24 можно назначать сразу нескольких соисполнителей и гибко управлять правами доступа к задаче.
- Подробное описаниеОписание – это не формальность, а полноценный план действий. В него рекомендуем включить конечную цель, условия выполнения, ссылки на необходимые материалы и т.д. Описание можно форматировать, добавлять ссылки, таблицы и вложения.
- Чек-листЧек-лист – это список конкретных шагов, которые нужно выполнить в рамках задачи.
Каждый пункт можно назначить на отдельного сотрудника. Галочки выполнения помогают быстро оценить, что уже сделано, а что нет. Чек-листы можно сохранять как шаблон и применять к новым задачам.
- Шаблоны задачДля повторяющихся процессов Битрикс24 предлагает шаблоны задач. Это особенно полезно, если у вас регулярно появляются однотипные задания. Вы создаете шаблон один раз с описанием, подзадачами, сроками и ответственными, а затем просто применяете его каждый раз, когда появляется новая аналогичная задача. Шаблоны помогают экономить время и сохранять стандарты качества выполнения работы.
- Автоматические повторенияЕсли задача должна выполняться регулярно – ежедневно, еженедельно, ежемесячно – Битрикс24 позволяет настроить автоматическое повторение. При этом можно указать интервал повторения, длительность цикла и даже изменять исполнителей для каждой повторяющейся задачи. Этот инструмент полезен для контроля регулярных процессов и уменьшает риск, что что-то будет забыто.
Do – Выполнение
Этап «Do» – это момент, когда тщательно продуманные планы переходят в реальные действия. Здесь важно, чтобы задачи попадали к нужным людям, выполнялись в срок и не терялись в хаосе ежедневных дел. В Битрикс24 для этого есть целый набор инструментов, и один из ключевых – «Потоки».
- ПотокиПотоки позволяют видеть в одном месте все задачи команды или отдела: от только что поставленных до тех, что уже близки к завершению. Это не просто список, а полноценная рабочая панель, где можно отслеживать прогресс, распределять задачи и видеть загрузку сотрудников. Благодаря автоматическим правилам новые задачи назначаются подходящим исполнителям без лишних задержек, а руководитель сразу замечает, если что-то идет не по плану. Все обсуждения, комментарии и файлы находятся прямо в карточке задачи, что избавляет от необходимости искать информацию в чатах или письмах.
Более подробно про потоки в отдельной статье на сайте. - Принятие задачи в работу и статус выполненияДля связки этапов «Do» и «Check» в Битрикс24 предусмотрены простые, но крайне полезные действия: кнопки «Начать выполнение» и «Приостановить». Когда исполнитель получил задачу, ознакомился с ее описанием и нажал «Начать выполнение», он подтверждает, что принял ее в работу. Без такой фиксации руководитель нередко узнает о проблемах только в день дедлайна и зачастую слишком поздно.
В Битрикс24 можно отслеживать прогресс и менять статусы задач прямо на канбан-доске, просто перетаскивая их между колонками. Это дает и исполнителю, и руководителю наглядное понимание, где сейчас находится задача: в работе, на проверке или завершена.
- Чек-листы и подзадачиДаже самая простая задача может состоять из множества мелких шагов. Чек-листы позволяют исполнителю двигаться по плану и не упустить ни одной детали, а руководителю быстро понять, сколько уже сделано. Если задача требует усилий нескольких сотрудников, ее можно разбить на подзадачи с собственными сроками и зависимостями. Это помогает выстроить работу поэтапно и избежать ситуации, когда один участок блокирует весь процесс.
- Учет времениВстроенный в Битрикс24 учет времени позволяет запускать таймер прямо из задачи или фиксировать трудозатраты вручную. Это не только помогает руководителю видеть реальную загрузку сотрудников, но и дает материал для анализа и улучшения планирования в будущем.
- Уведомления и напоминанияБитрикс24 отправляет уведомления о приближении сроков, изменении статусов и появлении новых комментариев. При правильной настройке это не превращается в информационный шум, а работает как надежная страховка от забытых задач.
- Автоматизация позволяет создавать задачи из CRM и чатов, а роботы и триггеры автоматически назначают исполнителей, ставят теги и отправят напоминания. Это экономит время и сводит к минимуму рутину, ускоряя переход от планирования к выполнению.
Check – Контроль
Этап «Check» в цикле Деминга – это момент, когда мы не просто ждем дедлайна, а системно проверяем, как идет работа, и вмешиваемся до того, как ситуация выйдет из-под контроля.
- Контроль времениЕсли по задаче ведется учет рабочего времени (а это нужно не всегда, но часто полезно), важно фиксировать не только общее количество часов, но и периоды активной работы. Когда сотрудник переключается на другие дела, он должен ставить задачу на паузу, а затем возобновлять выполнение. Это кажется мелочью, но именно так мы получаем реальную картину трудозатрат и понимаем, уложился ли исполнитель в запланированные рамки. Без этой дисциплины контроль времени превращается в формальность.
- Прозрачность на каждом этапеОдин из самых недооцененных, но важных инструментов контроля в Битрикс24 – это модуль комментариев. Он пришел из «социальной» истории платформы, когда Битрикс24 позиционировался как корпоративная соцсеть, и до сих пор остается сердцем коммуникации по задачам. Здесь исполнитель может фиксировать каждый значимый шаг, а руководитель оперативно реагировать, если что-то идет не так.
В идеале в каждой компании стоит зафиксировать правила по частоте и содержанию комментариев. Если сотрудник по сложной задаче долго не пишет ничего — это сигнал, что либо работа стоит на месте, либо исполнитель нарушает правила информирования.
На практике именно отсутствие комментариев часто приводит к провалам. Исполнитель может взяться за задачу только за день до дедлайна, а до этого момента никто даже не подозревает, что работа фактически не велась.
Например, сотруднику поручили отправить оборудование в новый для компании регион. Он продвигается по чек-листу, доходит до пункта «Найти курьерскую службу» и сталкивается с проблемой – договор не высылают уже три дня. Если исполнитель молчит, проблема станет известна только в день сдачи задачи. Но если он оставит комментарий, руководитель сразу сможет предложить решение: позвонить в службу, ускорить процесс или найти альтернативного партнера.
Например, сотруднику поручили отправить оборудование в новый для компании регион. Он продвигается по чек-листу, доходит до пункта «Найти курьерскую службу» и сталкивается с проблемой – договор не высылают уже три дня. Если исполнитель молчит, проблема станет известна только в день сдачи задачи. Но если он оставит комментарий, руководитель сразу сможет предложить решение: позвонить в службу, ускорить процесс или найти альтернативного партнера.
- Потоки в контексте контроляХотя «Потоки» особенно полезны на этапе выполнения (Do), они помогают и на этапе Check: руководитель может видеть общую картину, отфильтровывать задачи по стадиям, оперативно находить те, где нет активности, и вовремя подключаться к решению проблем.
Таким образом, «Check» в Битрикс24 – это не про формальный отчет по дедлайну, а про постоянный мягкий мониторинг и обмен информацией, который делает процесс предсказуемым и управляемым.
Act - Корректирование
Этап «Act» в цикле Деминга – это момент, когда мы не просто фиксируем результат, а вносим осознанные изменения в процесс, чтобы следующий круг работы был эффективнее. В контексте Битрикс24 это не только исправление ошибок в текущей задаче, но и улучшение системы в целом.
- Реакция в реальном времениКогда в комментариях или «Потоках» руководитель видит, что задача буксует, он может моментально предложить альтернативный путь, перераспределить ресурсы или привлечь дополнительных исполнителей. Например, если подрядчик задерживает документы, можно параллельно запустить переговоры с другим партнером, чтобы избежать простой.
- Улучшение постановки задачЕсли по завершенной задаче оказалось, что часть требований была неясной, а сроки занижены, в следующий раз эти моменты стоит учесть уже на этапе «Plan». Битрикс24 здесь помогает шаблонами задач: достаточно внести корректировки один раз, и обновленная структура будет использоваться для всех будущих поручений.
- Потоки как инструмент итерацийПотоки в Битрикс24 позволяют не только отслеживать выполнение, но и моментально выявлять системные узкие места. Видно, на каких этапах задачи чаще всего зависают, и можно корректировать рабочий процесс без долгого анализа и ручной выборки данных.
После того как внесены корректировки, можно снова переходить к первому этапу Plan теперь уже с новыми данными и пониманием, как сделать лучше. Именно так непрерывное улучшение становится частью корпоративной культуры, а Битрикс24 не просто системой учета задач, а рабочим инструментом, который вместе с командой растет и развивается.
Типичные ошибки в управлении задачами и как их избежать
- Отсутствие четкого названияПервая и, пожалуй, главная ошибка – размытая формулировка названия задачи. Если в задаче нет конкретной команды в повелительном наклонении («напишите», «отправьте», «найдите»), то рано или поздно найдется сотрудник, который искренне не будет понимать, что именно от него требуется. Уточняйте конечное действие – это экономит нервы обеих сторон.
- Отсутствие дедлайнаВ компаниях без автоматизации это встречается постоянно: «Срок? Да, сделаем когда-нибудь». Проблема в том, что «когда-нибудь» не наступает. Нет даты — нет ответственности. Сроки в Битрикс24 – не просто цифры в календаре, система сама напомнит, что время вышло, и это резко снижает риск провала.
- Отсутствие правил работы с задачамиБитрикс24 – не волшебная палочка. Если команда не договорилась о четких правилах, кто, что и когда должен делать, система не спасет. Часто в таких случаях начинаются жалобы на тему: «Битрикс24 нам не помог». Помог бы, если бы сначала договорились, как именно им пользоваться.
- Игнорирование напоминанийВ Битрикс24 есть счетчики времени и уведомления, но все это можно банально пропустить. Именно поэтому наши разработчики придумали чат-бота Мартина, который в режиме нон-стоп может напоминать исполнителям о горящих или просроченных задачах, а руководителям — о необходимости проверить и принять выполненную работу или отправить ее на доработку. Работает по четко заданному алгоритму, дает полезные подсказки и, по отзывам, слегка раздражает исполнителей, но невероятно радует руководителей.
Это интересно
За несколько месяцев после появления Мартин стал одним из самых устанавливаемых ботов в Битрикс24. Значит, авторская методика управления задачами, которую мы заложили в его алгоритм, действительно работает и востребована.
Что в итоге
Управление задачами — это системный процесс, в котором важен каждый шаг. Цикл Деминга «Планируй → Делай → Проверяй → Действуй» прекрасно ложится на функционал Битрикс24 и позволяет проходить этот цикл быстро и без потерь.
Правильно поставленная задача с четким названием, сроками и понятными шагами, оперативное исполнение с фиксацией прогресса, прозрачный контроль в Потоках и грамотная корректировка действий – все это уже встроено в Битрикс24. Остается только договориться о правилах внутри команды и пользоваться инструментами так, как они задуманы.
Правильно поставленная задача с четким названием, сроками и понятными шагами, оперативное исполнение с фиксацией прогресса, прозрачный контроль в Потоках и грамотная корректировка действий – все это уже встроено в Битрикс24. Остается только договориться о правилах внутри команды и пользоваться инструментами так, как они задуманы.
Сервис-деск Admin24 поможет автоматизировать контроль задач в Битрикс24, напоминать о сроках и уведомлять
команду, чтобы все выполнялось вовремя и с максимальной эффективностью.
команду, чтобы все выполнялось вовремя и с максимальной эффективностью.
Хотите получить консультацию по интеграции Битрикс24 с сервисами?
Оставьте свою заявку