Как в Битрикс24 организовать быстрый процесс согласования документов
Любая компания в своей деятельности сталкивается с документооборотом: выставляет счета, оформляет договоры, готовит приказы. На бесконечные согласования часто уходит львиная доля рабочего времени, которое можно было бы инвестировать в развитие продукта или улучшение клиентского сервиса.
Решение есть – использование системы электронного документооборота (ЭДО) на платформе Битрикс24. Этот инструмент позволяет перевести документооборот в цифровой формат, выстроить четкие маршруты согласования и вернуть бизнесу потерянные часы.
О преимуществах ЭДО и настройках процессов согласования рассказываем в статье.
Решение есть – использование системы электронного документооборота (ЭДО) на платформе Битрикс24. Этот инструмент позволяет перевести документооборот в цифровой формат, выстроить четкие маршруты согласования и вернуть бизнесу потерянные часы.
О преимуществах ЭДО и настройках процессов согласования рассказываем в статье.
Содержание:
Какие задачи решает ЭДО
Автоматизация электронного документооборота дает бизнесу следующие преимущества:
- Скорость и эффективность процессовПодготовка бумажного договора, его печать, сбор подписей и отправка курьером могут занимать дни или недели. С ЭДО этот процесс сокращается до часов или даже минут. Документ создается по готовому шаблону и быстро передается онлайн, а все участники могут подписать его удаленно с любого устройства.
- Прозрачность и контрольВ традиционном бумажном потоке документ легко потерять. В системе ЭДО каждый файл движется по заданному маршруту и имеет четкий статус (например, «на согласовании», «одобрено», «на доработке»), который видят все ответственные. Это позволяет в любой момент понять, на каком этапе находится документ и кто из участников задерживает процесс.
- Снижение юридических и репутационных рисковОшибки в кадровой или бухгалтерской документации, возникающие при ручном заполнении, могут повлечь за собой штрафы со стороны контролирующих органов. Добиться полной точности в бумажном документообороте практически невозможно. ЭДО сводит к минимуму ошибки за счет шаблонов и автоматических проверок, защищая компанию от санкций и судебных разбирательств.
- Прямая и косвенная экономияРабота с ЭДО подразумевает абонентскую плату, которая выгодно заменяет целый ряд расходов: бумагу, картриджи, услуги печати, курьерскую доставку, аренду помещений для архивного хранения. Кроме того, компания экономит значительные ресурсы сотрудников, которые раньше тратили время на рутинные операции с бумагами.
- Юридическая сила и сохранность документовЭлектронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), полностью приравнены к бумажным и имеют одинаковую юридическую силу. Оператор ЭДО обеспечивает защищенное хранилище с шифрованием и резервным копированием. Это гарантирует, что важные документы не будут утрачены, повреждены или скомпрометированы, а их подлинность можно будет легко подтвердить.
Для некоторых организаций, таких как участники госзакупок или производители маркированных товаров, ЭДО является законодательным требованием с 2022 г.
Как согласовать документ в Битрикс24
Для быстрого согласования документов в Битрикс24 сначала нужно создать документ из готового шаблона в CRM, а затем выбрать оптимальный способ его утверждения.
Рассказываем обо всем по порядку.
Рассказываем обо всем по порядку.
Создание документа из шаблона в CRM
Встроенные шаблоны в Б24 помогают автоматизировать документооборот на всех этапах работы – от первого контакта до оплаты. В системе доступны как стандартные решения для CRM (счета, договоры), так и настраиваемые формы для любых внутренних процессов, например, заявление на отпуск или командировочные расходы.
Каждый созданный документ автоматически привязывается к лиду, сделке или контакту клиента. За счет этого система сразу подтягивает в документ данные из CRM: реквизиты компании, сумму, контактное лицо и другие необходимые сведения.
Документ можно создать из любой сущности CRM: лида, сделки, компании или контакта. Для этого:
Система отобразит полный перечень доступных шаблонов. По умолчанию для каждого из них указано название, раздел, к которому он привязан, и дата последнего обновления.
Каждый созданный документ автоматически привязывается к лиду, сделке или контакту клиента. За счет этого система сразу подтягивает в документ данные из CRM: реквизиты компании, сумму, контактное лицо и другие необходимые сведения.
Документ можно создать из любой сущности CRM: лида, сделки, компании или контакта. Для этого:
- Откройте карточку нужного элемента.
- Найдите и нажмите кнопку или раздел «Документ».
- В появившемся меню выберите опцию «Добавить новый шаблон».
Система отобразит полный перечень доступных шаблонов. По умолчанию для каждого из них указано название, раздел, к которому он привязан, и дата последнего обновления.
Чтобы настроить отображение полей в списке шаблонов, нажмите на иконку шестеренки. В открывшемся окне выберите необходимые для просмотра колонки и нажмите «Применить».
Для перехода к редактированию шаблона найдите его в списке и нажмите на значок с горизонтальными полосками, расположенный рядом с названием. В меню выберите пункт «Изменить».
В настройках шаблона вы можете:
Битрикс24 предлагает стандартные шаблоны для России, а также шаблоны для других стран, которые можно адаптировать под требования локального законодательства.
- Задать уникальное название для идентификации.
- Включить или отключить шаблон с помощью переключателя «Активность».
- Настроить автоподстановку подписи и печати в документ.
- Определить состав табличной части (товары, услуги или все вместе).
- Привязать шаблон к разделам CRM (воронкам продаж) для разных бизнес-процессов.
- Настроить права доступа, выбрав сотрудников или отделы.
- Указать привязку к стране для правильных форматов даты и времени.
- Задать правила нумерации документов.
- Сформировать текст назначения платежа для QR-кода.
Битрикс24 предлагает стандартные шаблоны для России, а также шаблоны для других стран, которые можно адаптировать под требования локального законодательства.
Способы согласования документа
После создания документа его можно направить на согласование одним из следующих способов, каждый из которых решает разные задачи.
Согласование с помощью «Битрикс24 КЭДО»
Инструмент «Битрикс24 КЭДО + Госключ» предназначен для работы с юридически значимой электронной подписью – как простой (ПЭП), так и квалифицированной (КЭП). Он автоматизирует формальные процедуры, где требуется официальное подписание: кадровые документы (приказы, заявления), должностные инструкции, договоры ГПХ, локальные нормативные акты и прочие документы.
Как работает процесс согласования и подписания
При отправке документа через КЭДО инициатор назначает до 20 согласующих. Каждый получает уведомление в чат Битрикс24 для проверки и утверждения перед финальной подписью. После завершения всех этапов согласования, список участников и их подписи автоматически формируются на бланке документа при печати.
Как работает процесс согласования и подписания
При отправке документа через КЭДО инициатор назначает до 20 согласующих. Каждый получает уведомление в чат Битрикс24 для проверки и утверждения перед финальной подписью. После завершения всех этапов согласования, список участников и их подписи автоматически формируются на бланке документа при печати.
Внутреннее согласование с помощью «Бизнес-процессов»
Инструмент «Бизнес-процессы» предназначен для автоматизации последовательных (линейных) маршрутов согласования документов, которые не требуют электронной подписи. Это оптимальное решение для регламентированных внутренних процедур: согласования заявок (на отпуск, командировку, закупку), служебных записок, отчетов и других документов.
Как выстроить маршрут согласования
Через «Бизнес-процесс» можно выстроить полный цикл электронной проверки. Вы создаете схему движения документа, например: «Если утвердил руководитель отдела – отправить бухгалтеру, если нет – вернуть инициатору».
На каждом этапе назначенный сотрудник (юрист, руководитель, бухгалтер) получает уведомление в системе. Он может утвердить документ, отклонить или отправить его на доработку с комментариями. В зависимости от его решения система автоматически перемещает документ по маршруту, отправляет уведомления следующим участникам или возвращает документ на доработку.
С чего начать
Для быстрого старта в разделе «Автоматизация» → «Бизнес-процессы» → «Процессы в ленте новостей» по умолчанию доступны шаблоны для типовых задач: «Счет на оплату», «Заявление на отпуск», «Заявление на командировку», «Исходящие документы», «Выдача наличных».
Эти шаблоны можно использовать как есть или адаптировать под нужды компании.
Как выстроить маршрут согласования
Через «Бизнес-процесс» можно выстроить полный цикл электронной проверки. Вы создаете схему движения документа, например: «Если утвердил руководитель отдела – отправить бухгалтеру, если нет – вернуть инициатору».
На каждом этапе назначенный сотрудник (юрист, руководитель, бухгалтер) получает уведомление в системе. Он может утвердить документ, отклонить или отправить его на доработку с комментариями. В зависимости от его решения система автоматически перемещает документ по маршруту, отправляет уведомления следующим участникам или возвращает документ на доработку.
С чего начать
Для быстрого старта в разделе «Автоматизация» → «Бизнес-процессы» → «Процессы в ленте новостей» по умолчанию доступны шаблоны для типовых задач: «Счет на оплату», «Заявление на отпуск», «Заявление на командировку», «Исходящие документы», «Выдача наличных».
Эти шаблоны можно использовать как есть или адаптировать под нужды компании.
Подписание документов через «Смарт-процессы»
Для управления сложными цепочками согласования и подписания в Битрикс24 используется инструмент «Смарт-процессы» (умные процессы).
Как устроена карточка смарт-процесса
Смарт-процессы – это настраиваемые рабочие места или реестры, где можно управлять всей цепочкой согласования, а не отдельным файлом. В карточке процесса могут храниться и обрабатываться все связанные данные: приложенные файлы, история комментариев участников, контрольные сроки, классификация по типу и любые другие сведения, необходимые для эффективной работы.
Смарт-процесс для документов – это пошаговый регламентированный маршрут, который вы создаете под свои нужды.
Например, для работы можно создать реестр «Договоры» или «Внутренние приказы». Этот реестр будет иметь свои стадии («Черновик», «На проверке», «На подписании», «Архив»), набор обязательных полей и возможности для автоматизации.
С чего начать
Чтобы создать и настроить умный процесс, выполните следующие шаги:
2. Добавьте необходимые поля и настройте стадии.
3. Настройте роботов для автоматизации. Например, на стадии подписания можно настроить автоматическое создание задачи ответственному сотруднику и отправку уведомлений всем участникам процесса.
4. Для подписания подключите сервис ЭЦП. Можно использовать встроенный сервис «Битрикс24.Подпись» или выбрать специализированное приложение из «Битрикс24 Маркетплейс».
Как устроена карточка смарт-процесса
Смарт-процессы – это настраиваемые рабочие места или реестры, где можно управлять всей цепочкой согласования, а не отдельным файлом. В карточке процесса могут храниться и обрабатываться все связанные данные: приложенные файлы, история комментариев участников, контрольные сроки, классификация по типу и любые другие сведения, необходимые для эффективной работы.
Смарт-процесс для документов – это пошаговый регламентированный маршрут, который вы создаете под свои нужды.
Например, для работы можно создать реестр «Договоры» или «Внутренние приказы». Этот реестр будет иметь свои стадии («Черновик», «На проверке», «На подписании», «Архив»), набор обязательных полей и возможности для автоматизации.
С чего начать
Чтобы создать и настроить умный процесс, выполните следующие шаги:
- Создайте «Смарт-процесс». Для этого перейдите «CRM» → «Смарт-процессы» → «Создать». Выберите опцию «Все включено». Это оптимальный вариант с предустановленными настройками.
2. Добавьте необходимые поля и настройте стадии.
3. Настройте роботов для автоматизации. Например, на стадии подписания можно настроить автоматическое создание задачи ответственному сотруднику и отправку уведомлений всем участникам процесса.
4. Для подписания подключите сервис ЭЦП. Можно использовать встроенный сервис «Битрикс24.Подпись» или выбрать специализированное приложение из «Битрикс24 Маркетплейс».
Как видите, в Битрикс24 есть решения для любых задач. Если вам нужен быстрый старт, а самостоятельная настройка кажется сложной, рассмотрите готовые конфигурации от партнеров.
Готовые бизнес-процессы
Опытный интегратор Битрикс24, компания «Инфосервис», предлагает настроенный бизнес-процесс «Согласование и учет договоров». Решение позволяет быстро внедрить автоматизацию, не вникая в технические детали, и получить гарантированный результат.
Какую проблему решает?
Бизнес-процесс создает единый реестр договоров с автоматическим контролем сроков и напоминаниями о продлении, исключая дублирование и человеческий фактор. Его можно запустить вручную из сделки или настроить автоматический запуск после согласования коммерческого предложения.
Логика процесса:
2. Согласование. Если договора нет – создается задача на формирование нового документа и его согласование.
3. Контроль. После подписания система отслеживает срок действия и заранее уведомляет о необходимости перезаключения.
Итог: вы получаете структурированную базу всех договоров с контролем их жизненного цикла.
Что входит в решение?
Стоимость готовой конфигурации составляет 81 000 ₽ при сроке реализации 15 рабочих часов (для двух типов договоров и двоих согласующих). Это оптимальный вариант для компаний, которые хотят быстро получить работающий инструмент.
Какую проблему решает?
Бизнес-процесс создает единый реестр договоров с автоматическим контролем сроков и напоминаниями о продлении, исключая дублирование и человеческий фактор. Его можно запустить вручную из сделки или настроить автоматический запуск после согласования коммерческого предложения.
Логика процесса:
- Проверка. Система проверяет наличие действующего договора с клиентом. Если договор есть, сделка сразу переходит на стадию «Договор заключен».
2. Согласование. Если договора нет – создается задача на формирование нового документа и его согласование.
3. Контроль. После подписания система отслеживает срок действия и заранее уведомляет о необходимости перезаключения.
Итог: вы получаете структурированную базу всех договоров с контролем их жизненного цикла.
Что входит в решение?
Стоимость готовой конфигурации составляет 81 000 ₽ при сроке реализации 15 рабочих часов (для двух типов договоров и двоих согласующих). Это оптимальный вариант для компаний, которые хотят быстро получить работающий инструмент.
В Битрикс24 документы проходят согласование четко и без задержек. Admin24 берет на себя управление внутренними и клиентскими заявками, экономя время команды.
Хотите получить консультацию
по настройке Битрикс24?
Оставьте свою заявку