Как быстро заводить сделки в Битрикс24 без ручного ввода?

Что вас ждет:

1. Почему не стоит полагаться на ручной ввод
2. Как можно автоматически создавать сделки в Битрикс24
3. Что в итоге

Почему не стоит полагаться на ручной ввод

Создать сделку вручную – вроде бы несложно и недолго. Но если таких сделок десятки в день, а обращения идут из разных каналов – почты, сайта, мессенджеров, телефонии – процесс затягивается и превращаются в хаос.

В чем опасность ручного создания:

• Медленная реакция на обращения

  Пока менеджер вручную переносит письмо в CRM, заполняет поля и назначает ответственного – клиент ждет. Даже несколько минут задержки могут решить исход сделки: кто ответил первым, тот и получил заказ. Автоматическое создание сделок позволяет реагировать сразу – заявка поступила, CRM создала сделку, менеджеру пришло уведомление, процесс пошел.

• Ошибки и неточности в данных

  Человеческий фактор никто не отменял. При ручном вводе можно внести не тот телефон, сделать опечатку в e-mail и т.д. Когда данные передаются в CRM автоматически: из формы, письма или чата, система сохраняет все как есть, без ошибок.

• Потеря обращений и истории коммуникаций

  Часть обращений может просто «раствориться» между каналами, если менеджер не успел или забыл внести информацию. Автоматизация решает это: каждое обращение без исключения попадает в CRM, история сохраняется, и ничего не теряется.

• Трудности с контролем и отчетностью

  Когда сделки создаются вручную, руководитель не может быть уверен, что данные полные и актуальные. Воронка в таком случае выглядит неполной, статистика продаж неточная, а планирование превращается в угадайку.

Как можно автоматически создавать сделки в Битрикс24

В Битрикс24 существует несколько способов создания сделок без ручного ввода. Ниже разберем подробнее каждый из вариантов.

Формы на сайте

Для автоматического создания сделок из заполненных на сайте форм сначала следует зайти в «CRM» → «Продажи» → «Каналы продаж» → «CRM-формы».

Далее в разделе «Сущности CRM» выбрать «Сделка + клиент». Готово! Теперь после того, как клиент заполнит и отправит форму на сайте, в CRM автоматически появится новая карточка сделки со всей информацией.

Контакт-центр

Также в Битрикс24 можно автоматически создавать сделки из e-mail писем, онлайн-чатов на сайте, в мессенджерах, социальных сетях и т.д. Для этого необходимо перейти в «CRM» → «Клиенты» → «Контакт-центр».

Далее выбираем нужный канал коммуникации. Например, онлайн-чат.

Создаем открытую линию и подключаем. Теперь, когда клиент напишет вам в чат на сайте, в CRM автоматически будет создана сделка.

Для того, чтобы автоматически создавать сделки из email писем, необходимо сначала подключить и настроить почтовый ящик в Битрикс24. Пошаговую инструкцию по подключению разместили в отдельной статье.

Создание сделки при входящем звонке

Настройте автоматическое создание сделок из входящих звонков, и система будет сама фиксировать все телефонные обращения в CRM.

Заходим в CRM, нажимаем на иконку настройки в верхнем правом углу и переходим в раздел «Режим работы CRM».

Выбираем «Простая CRM» и сохраняем.

Далее нужно настроить телефонию. Для этого переходим «CRM» → «Продажи» → Каналы продаж» → «Телефония» → «Настройка номерa».

В разделе «Интеграция с CRM» в поле «Если номер не найден в CRM» выбираем «Автоматически создать новый лид». В простом CRM это означает создание новой сделки.

После этого, каждый входящий звонок с номера будет автоматически превращен в новую сделку, либо информация по вызову будет добавлена к существующей сделке.

Копирование сделки

С помощью роботов и триггеров можно настроить копирование сделки на другую стадию или в другую воронку. Это пригодится, когда клиент заказывает несколько товаров или услуг. Например, сначала он покупает оборудование, а затем ему требуется монтаж.

Когда первая сделка «Продажа оборудования» успешно завершена, срабатывает робот. Он копирует все данные по клиенту и заказу на нужную стадию новой воронки «Установка оборудования» и создает новую сделку.

У новой сделки по умолчанию дублируется название первой сделки и добавляется «Копия». Название можно отредактировать. В этой же форме можно выбрать ответственного.

Регулярные сделки

Если вы работаете с постоянными клиентами, например, ежемесячно выставляете счета, продлеваете договоры или поставляете товары по расписанию, заводить сделки вручную каждый раз нет смысла. Для этого в Битрикс24 есть функция регулярных сделок.

Регулярная сделка – это как шаблон, по которому Битрикс24 автоматически создает новые карточки. Вы один раз настраиваете параметры, и дальше CRM делает все сама.

Например, у клиента ежемесячное обслуживание сайта. Вы создаете первую сделку, нажимаете «Сделать регулярной», указываете «каждый месяц, 1 числа», и теперь новая сделка будет появляться автоматически. Менеджеру остается только выполнить задачу и закрыть продажу.

Как настроить:

Откройте нужную сделку и выберите в меню «Сделать регулярной».

Далее настройте расписание: как часто создавать новую сделку (каждый день, неделю, месяц или год) и дату создания.

В следующей графе выберите условия завершения:

• Без ограничения по времени – CRM будет генерировать сделки бесконечно, пока вы сами не остановите процесс.

• До конкретной даты – новые сделки будут создаваться до наступления выбранного дня.

• По числу повторений – можно заранее указать, сколько сделок нужно сформировать.

Сохраните настройки и все готово. Теперь система будет создавать новые сделки автоматически с теми же параметрами.

В чем польза регулярных сделок?

• Экономит время – не нужно вручную копировать карточки.
• Исключает ошибки – CRM создает сделки по точному расписанию.
• Помогает не забыть о продлениях и регулярных оплатах.

Что в итоге

Ручной ввод сделок в CRM отнимает время, создает ошибки и усложняет контроль за процессами. Автоматизация позволяет избавиться от рутинной работы: сделки создаются напрямую из почты, чатов, форм на сайте и других источников, все данные сохраняются точно, а менеджеры могут сосредоточиться на работе с клиентами.

Настройка автоматического создания сделок в Битрикс24 – это не только экономия времени, но и повышение эффективности команды, прозрачность процессов и точная аналитика. Используйте возможности CRM по максимуму, чтобы каждый лид доходил до сделки быстро и без потерь.