Как наказывать за опоздания через Битрикс24

С юридической точки зрения опоздание – это нарушение трудовой дисциплины. Если в локальном нормативном акте компании, например, правилах внутреннего трудового распорядка, установлен фиксированный рабочий график, например с 9:00 до 18:00, сотрудник обязан его соблюдать. И любое отклонение от установленного времени уже может рассматриваться как нарушение, даже если оно кажется незначительным.

Однако здесь важно понимать ключевой момент: само по себе опоздание еще не дает работодателю права действовать произвольно. В трудовых отношениях все строится на процедуре, прописанной в Трудовом кодексе РФ. Нельзя просто «решить наказать» – любое дисциплинарное действие должно быть обосновано и зафиксировано.

Поэтому первый обязательный шаг – это фиксация факта опоздания. Без нее у работодателя нет доказательной базы, а значит и оснований для дальнейших действий. И именно здесь начинают играть роль системы учета рабочего времени.

В Битрикс24 начало и окончание рабочего дня фиксируются через действия сотрудников в системе. Это позволяет получать не субъективную оценку, а конкретные данные.

Для этого, во-первых, нужно настроить в CRM график работы. Нужно зайти в раздел «Сотрудники» → «Время и Отчеты» → «Рабочие графики» и нажать «Добавить график».

Далее выбираем вид рабочего графика: фиксированный, свободный или посменный.

Для контроля опозданий в настройках нас интересует пункт «Контроль рабочего времени». Здесь можно выбрать «Начало и завершение рабочего дня» или «Начало рабочего дня». В первом случае учет включается и выключается, когда сотрудник вручную нажимает «Начать» и «Завершить» рабочий день, а во втором – начало фиксируется при ручном нажатии, а время завершения автоматически подтягивается из графы «Рабочее время».

В «Учете нарушений» нужно указать нарушения, которые система будет фиксировать. В «Начало и завершение рабочего дня» добавьте время, когда сотрудники должны начинать и заканчивать рабочий день.

Но важно понимать: сама по себе фиксация опоздания ничего не решает. Это только отправная точка. Дальше возникает вопрос: «Как компания реагирует на эти данные и как выстраивает процесс работы с нарушениями дисциплины?». Поэтому, нужно чтобы информация не просто оставалась в системе, а сразу запускала процесс – отправку уведомлений.

Для настройки на этой же странице в отдельной графе укажите кому нужно отправлять уведомления об опоздании. Как правило, это непосредственный руководитель и HR-специалист.

В пункте «Ограничения» можно указать способы, как сотрудник может открывать и закрывать рабочий день. Здесь есть варианты в браузере и в мобильном приложении.

Далее нажимаем на таб «Сохранить».

Если в компании сотрудники в разных отделах работают по разным графикам с разным количеством рабочих часов и началом рабочего, например, колл-центр 2/2, а бухгалтерия, юристы и маркетологи 5/2, то система позволяет добавить сразу несколько графиков.

Теперь можно переходить к учету рабочего времени со стороны работника. Для этого в Битрикс24 есть виджет «Рабочий день». Для запуска рабочего дня сотруднику нужно нажать на свою фотографию в верхнем правом углу и далее на таб «Начать рабочий день».

Если сотрудник опоздает на работу и нажмет на кнопку позже установленного в настройках времени, то руководитель и HR получат уведомления, а информация о количестве рабочих часов, с указанием времени начала и окончания рабочего дня, можно будет посмотреть в разделе «Сотрудники» → «Время и Отчеты» → «Рабочее время».

Администратор портала может посмотреть информацию обо всех сотрудниках компании, начальники отделов – только своих непосредственных подчиненных, работники – только свои дни.

Таблицу с рабочим временем сотрудников можно экспортировать в Excel.

На практике фиксация опозданий – это в первую очередь юридическая страховка компании на случай конфликта с сотрудником. Пока все спокойно, отсутствие четкой фиксации не кажется проблемой. Руководитель «и так знает, и разберется», но как только сотрудник идет в трудовую инспекцию или суд оспаривать дисциплинарное взыскание, ситуация резко меняется.

Суды в трудовых спорах почти всегда смещают фокус с «было или не было опоздание» на «процедуру и доказательства». Вся логика сводится простой вещи:

• если нет фиксации, у работодателя нет доказательств;
• если фиксация слабая, ее разбирают и оспаривают;
• если фиксация системная – она становится основой защиты.

И именно поэтому компании проигрывают не потому, что сотрудник «не прав», а потому что:

• не зафиксировали факт;
• не собрали доказательства;
• не соблюли процедуру по ст. 193 ТК РФ.

Например, в деле Новгородского областного суда от 01.12.2021 № 33-1989/2021 работодатель пытался доказать систематические опоздания через журнал выдачи ключей и записи камер наблюдения. Однако суд указал, что такие данные не подтверждают факт явки работника на работу, а отсутствие прямой фиксации времени входа делает невозможным установление опозданий.

Подобные решения говорят о том, что техническая сторона фиксации опозданий очень важна, а инструменты Битрикс24 помогают работодателю в этом вопросе.

Опоздания – это не только про дисциплину, но и про управляемость процессов. Проблема начинается тогда, когда компания пытается разбираться с ними без фиксации, без единого правила и без понятных данных. В такой ситуации любое решение легко оспорить – просто потому что его нечем подтвердить.

Если же использовать Битрикс24 для фиксации начала рабочего дня и автоматических уведомлений, у компании появляется объективная база: кто, когда начал работу и были ли отклонения от графика. Дальше уже включается Трудовой кодекс с процедурой объяснений и оформлением решений по закону, а не по ощущениям.