Кто работает, а кто нет: как контролировать сотрудников
с помощью Битрикс24

Несомненно, мониторинг помогает выявить тех, кто отлынивает от служебных обязанностей и раскладывает пасьянсы в рабочее время. Но зацикливаться только на выявлении «халявщиков» и отслеживать каждый шаг сотрудников будет ошибкой.

Вы сможете увидеть, куда на самом деле уходят время и силы команды, и принимать управленческие решения на основе цифр, а не домыслов. А если в процессе окажется, что Иванов, Петров и Сидоров проводят рабочее время в соцсетях и заваливают проекты, – у вас появится шанс нанять на работу более ответственных сотрудников. 
Так когда же этот самый контроль превращается из прихоти руководства в рабочую необходимость? Давайте разбираться.

Битрикс24 позволяет наглядно и объективно оценить, как работают сотрудники и команда в целом, с помощью следующих инструментов:

Система учета времени помогает фиксировать продолжительность рабочего дня сотрудников. При трудоустройстве человек соглашается с графиком работы, подписывая трудовой договор и должностную инструкцию. Эти документы определяют норму часов для корректного начисления заработной платы.

Без контроля рабочего времени возникают проблемы:

• сотрудники регулярно недорабатывают установленную норму часов;
• появляются переработки, ведущие к перерасходу фонда оплаты труда.

Учет времени происходит через удобный виджет «Рабочий день». Каждый сотрудник отмечает в нем начало рабочего дня, перерывы на обед и время, когда рабочий день завершен.

Контролировать рабочее время и активность команды в Битрикс24 можно с помощью отчетов. Вся информация собрана в одном месте, и вы всегда видите, как и над чем работают сотрудники.

Как посмотреть данные о рабочем времени в Битрикс24:

• Перейдите в раздел «Сотрудники» → «Время и отчеты» → «Рабочее время».
• В выпадающем списке выберите информацию о сотруднике, которую вы хотите просмотреть: продолжительность рабочего дня или ежедневные рабочие отчеты.

Рабочие отчеты дают руководителю ясность: движется ли команда к целям, и где требуются поддержка или коррекция. Сотрудники, в свою очередь, получают регулярную обратную связь.

Инструмент «Пульс компании» помогает оценить, насколько эффективно сотрудники используют корпоративный портал. Он показывает общую активность команды за выбранный период – день, неделю или месяц.

Вы можете настроить отчет под свои задачи: выбрать конкретных сотрудников, инструменты (задачи, CRM, чаты) и период. Это не про слежку, а про понимание общей динамики и точек роста для команды.

Битрикс24 предлагает два способа отслеживания работы в портале:

1. Виджет активности – показывает текущую ситуацию в реальном времени: кто в сети, какие задачи выполняются прямо сейчас.

2. Отчет «Пульс» – показывает статистику за выбранный период.

Для просмотра пульса компании кликните на свою аватарку в правом верхнем углу, затем выберите в меню «Три точки» и далее нажмите «Пульс компании».

Доступ к аналитике открывается одним кликом по виджету активности.

Интерфейс инструмента включает следующие элементы:

1. Источник данных. То есть элемент Битрикс24, по которому строится отчет. Например, «Задачи и проекты», «Чаты и видео», CRM и др. Для сводной статистики используется общее название «Пульс компании». Рядом с названием компании расположен значок «?» – наведите на него курсор, чтобы увидеть пояснения.

2. Период. Например: день, неделя, месяц. Если ничего не выбрано, то данные отобразятся за «Сегодня». Анализ данных в динамике позволяет увидеть, как сотрудники осваивают возможности Битрикс24, и какие инструменты используются чаще всего.

3. Данные по компании или по сотруднику. Чтобы увидеть данные по конкретному сотруднику, воспользуйтесь переключателем в верхней части экрана. Вы можете найти человека через поиск по имени или выбрать его в структуре компании. После выбора сотрудника интерфейс «Пульса компании» автоматически обновится и отобразит персональную статистику: активность, вовлеченность и рейтинг за выбранный период.

4. Название организации.

5. Основные показатели: Рейтинг, Активность, Вовлеченность. Эти метрики зависят от трех факторов: какой инструмент Битрикс24 вы анализируете, какого сотрудника рассматриваете и за какой период смотрите статистику.

• Рейтинг. Показывает самых активных сотрудников. В список попадают те, кто использовал хотя бы один инструмент портала за выбранный период. Чем больше действий – тем выше позиция в рейтинге.

• Активность. Суммирует все действия сотрудников в Битрикс24: созданные задачи, отправленные сообщения, проведенные звонки и т.д. Этот показатель помогает понять, насколько активно используется система.

• Вовлеченность. Показывает уровень освоения портала, т.е. какой процент сотрудников регулярно работает как минимум с четырьмя инструментами из панели пульса. Высокая вовлеченность означает полноценное использование возможностей системы.

6. Данные, отображенные на графике.

7. Инструменты для статистики. Система оценивает работу по 7 параметрам:

• Сообщения и комментарии.
• Работа с файлами.
• Операции в CRM.
• Переписка и звонки.
• Работа с задачами.
• Лайки.
• Действия в мобильном приложении.

Учитывается вся активность сотрудников – от создания задачи до лайка в общем чате.

Подобная аналитика полезна всем: руководитель видит общую картину производительности, а сотрудники – свой вклад в развитие компании.

CRM – это удобный способ контролировать рабочие процессы без лишних отчетов от сотрудников. Но абсолютно бессмысленно следить, как менеджер двигает карточку лида по воронке. Смотрите на результат. Система позволяет анализировать показатели в разные периоды, смотреть статусы задач, цифры, сроки выполнения и ответственных исполнителей.

В Битрикс24 каждая сделка ведется в отдельной карточке. Вы в любой момент можете проверить, кто и как работает с клиентом, насколько оперативно выставляются счета, как менеджеры отвечают на вопросы.

В Битрикс24 каждая сделка ведется в отдельной карточке. Вы в любой момент можете проверить, кто и как работает с клиентом, насколько оперативно выставляются счета, как менеджеры отвечают на вопросы.

В Битрикс24 через модуль «Задачи и проекты» выстраивается вся совместная работа – постановка целей, планирование этапов, контроль исполнения и анализ результатов. Чтобы понять, кто и как работает в задачах Битрикс24, не нужно следить за каждым шагом сотрудников. Критерии эффективности очевидны: задачи двигаются, сроки соблюдаются, а в обсуждениях заметна активность.

• Если задачи регулярно срываются или переносятся – возможно, они не соответствуют компетенциям сотрудника, или он просто перегружен. Задачи не должны «застревать» неделями на одном этапе. Если нет прогресса – нужно разбираться.

• Отсутствие комментариев в обсуждениях задач, ответов на вопросы или реакции на правки говорят о низкой вовлеченности сотрудников. Другая причина – неверно настроены уведомления в Б24, и сотрудник не видит новых сообщений. В любом случае, здесь также необходим «разбор полетов».

Как отследить занятость сотрудников

В модуле «Задачи и проекты» есть инструмент «Занятость», который помогает распределять задачи и показывает, кто и над чем работает. Загрузка каждого сотрудника представлена в виде наглядной сетки. Вы сразу увидите кто перегружен, а кто простаивает. Часто проблема не в лени человека, а в нерациональном менеджменте.

Если у одного сотрудника горят все сроки, а другой уже две недели пишет коммерческое предложение, – это системная ошибка руководителя.

Откройте раздел «Задачи и Проекты», нажмите « Еще» и выберите в выпадающем списке «Занятость».

Настройте фильтры по статусу задач, отделу, сотруднику и периоду, чтобы увидеть детальную информацию о занятости.

Вы можете проверить загруженность сотрудников за любой период: день, неделю или месяц. Но нужно учесть, что система не позволяет анализировать интервалы больше 3 месяцев. При выборе большего срока Битрикс24 автоматически ограничит период значением 90 дней.

Как оценить эффективность сотрудников

Еще один полезный инструмент в задачах – раздел «Эффективность для KPI». В Битрикс24 для каждого сотрудника автоматически формируется личная статистика выполнения задач. По числу выполненных и просроченных дел сразу видно, кто работает эффективно, а кто постоянно не успевает. Руководителю это позволяет оценивать результаты объективно. Например, Петров регулярно создает видимость активной деятельности, но в отчете об эффективности у него в лучшем случае 10%.

Для просмотра эффективности в главном меню выберите «Задачи и проекты», затем – «Эффективность». Вы увидите:

• Всего в работе – текущее количество задач.

• Завершено – сколько задач выполнено.

• Замечания – число просрочек (каждая повторная просрочка по одной задаче увеличивает счетчик).

Для того, чтобы посмотреть просроченные задачи, нажмите «Подробнее».

Чтобы оценить работы всей команды, перейдите в раздел «Задачи и проекты», и выберите «Руковожу». Здесь руководитель может посмотреть всю статистику по подчиненным.

Контроль – это неизбежная часть управления, которую редко кто любит, но которая необходима для качественного результата. Как показывает опыт, сотрудники негативно реагируют не на контроль как таковой, а на его неверное применение. Жесткий микроменеджмент, двойные стандарты и тотальная слежка – вот что вызывает отторжение.

Ниже – принципы, которые помогут организовать контроль правильно, чтобы он не подавлял, а мотивировал, и был понятен каждому в команде.

Мониторинг работы сотрудников – это не про микроменеджмент и паранойю, а про создание среды, где уважение и доверие стимулируют ответственность. Когда люди чувствуют себя комфортно, они чаще проявляют инициативу и работают эффективнее.

Технологии в этом – ваш главный союзник. Используйте инструменты Битрикс24 и Админ24, чтобы автоматизировать рутину, объективно оценивать результаты и освободить себя от роли надсмотрщика. Ведь цель любого руководителя – превратить контроль из карательного механизма в инструмент развития и для бизнеса, и для команды.