Как HR может использовать Битрикс24 для адаптации новых сотрудников

С помощью инструментов Битрикс24 вы можете получить четкую картину работы сотрудников и команды в целом, а также управлять их загрузкой.

Вот ключевые возможности системы:

Первый рабочий день нового сотрудника в Битрикс24 должен быть не «знакомством с системой», а готовым рабочим сценарием. Задача HR – заранее собрать все ключевые действия в одном месте и провести сотрудника по ним шаг за шагом.

Первое, что увидит сотрудник после входа в Битрикс24, – welcome-задача. В ней можно:

• кратко поприветствовать сотрудника,
• описать план первого дня по пунктам,
• добавить ссылки на welcome-материалы и базу знаний,
• указать контакты HR и руководителя.

Для того, чтобы каждый раз заново не создавать welcome-задачу рекомендуем заранее создать шаблон и в настройках указать автоматическую отправку каждому новому сотруднику.

Для удобства внутри welcome-задачи можно добавить чек-лист, он позволяет HR видеть реальный прогресс, а сотруднику – не теряться в первый день. Какие пункты могут быть в чек-листе:

• войти в Битрикс24 и настроить профиль,
• ознакомиться с welcome-материалами,
• подключиться к рабочим чатам,
• принять участие во вводных встречах,
• задать вопросы HR или наставнику.

Все вопросы новичка по первому дню фиксируются в комментариях к welcome-задаче. Это позволяет не терять важную информацию, видеть сложности, использовать эти вопросы для улучшения welcome-материалов.

В конце первого дня HR или наставник может оставить в welcome-задаче комментарий с краткими итогами, отметить выполненные пункты чек-листа, зафиксировать договоренности на следующий день.

Если первый рабочий день – это знакомство и ориентация, то первая неделя – формирование устойчивого рабочего ритма. На этом этапе важно закрепить базовые знания, начать регулярную работу в системе и снять ключевые вопросы, которые мешают продуктивности. Битрикс24 позволяет HR и руководителю видеть адаптацию не «по ощущениям», а по конкретным действиям и результатам.

Проект «Адаптация: первая неделя».

Чтобы все было в одно месте и ничего не потерять, оптимальный вариант – создать отдельный проект в Битрикс24 для адаптации конкретного сотрудника.

В таком проекте можно хранить все задачи первой недели, вести коммуникацию, отслеживать прогресс по этапам. Основное преимущества такого подхода для HR и руководителя – единая точка контроля, для сотрудника – понятная структура.

Для того, чтобы не собирать адаптацию вручную каждый раз, HR может использовать шаблоны задач для каждого дня. Например:

• День 1: приветствие, знакомство с командой, доступы, ознакомление с корпоративными правилами;

• День 2: знакомство с системами, базой знаний, инструкции по рабочим инструментам;

• День 3: первые рабочие задачи под контролем наставника;

• День 4: самостоятельная работа, выполнение простых процессов, закрепление знаний;

• День 5: обратная связь, контроль освоения, закрепление результатов недели.

Это уменьшит количество рутинных задач – процесс адаптации будет запускаться за несколько кликов и при этом будет соблюден единый стандарт.

Новички в первые дни перегружены большим объемом информации и легко могут что-то забыть, а пропущенные дедлайны замедляют адаптацию. Уведомления в Битрикс24 берут эту работу на себя: они вовремя напоминают о важных шагах, помогают сотруднику ничего не пропустить и позволяют HR спокойно контролировать процесс, не держа все в голове.

Задачи – основной инструмент управления адаптацией. Уведомления через задачи позволяют всем участникам процесса быть на одной волне и работать синхронно. Например, если сотруднику назначена задача «Ознакомиться с регламентом отдела» с дедлайном на конец недели, система сама отправит ему уведомление в нужное время – в системе или на почту.

Уведомления можно настраивать для разных событий:

• Создание задачи – сотрудник сразу получает уведомление о новом задании.

• Приближение срока выполнения – напоминание приходит заранее, чтобы не пропустить дедлайн.

Первый день и первая неделя включают множество встреч: с HR, наставником, руководителем. Чтобы ничего не пропустить, важно настроить уведомления через календарь. Это особенно актуально для удаленной или гибридной команды.

Создаем в календаре событие с участниками. Включаем уведомления за 15-30 минут до начала встречи. Как вариант, можно настроить повторяющиеся события для ежедневных мини-встреч первой недели.

В первые дни работы новичку нужно разобраться с большим количеством документов: правилами, регламентами, инструкциями. В Битрикс24 это удобно делать сразу в системе – документы можно отправлять сотруднику с подтверждением ознакомления, чтобы HR точно видел, что материал прочитан, а не просто получен и забыт.

Вся остальная информация для работы хранится в базе знаний или на корпоративном диске Битрикс24. Новичку не нужно искать инструкции в почте и чатах: все собрано в одном месте и доступно в нужный момент, а HR легко поддерживает порядок и актуальность материалов.

Для работы с документами в Битрикс24 предусмотрено несколько типовых бизнес-процессов. При необходимости их можно редактировать через «Дизайнер бизнес-процессов» или дополнять своими.

Для перехода к бизнес-процессу «Ознакомление с документом» нужно перейти в раздел «Диск» → «Общий диск». Далее нажать на иконку шестеренок в правом верхнем углу и открывшемся меню выбрать «Настройка бизнес-процессов».

Этот бизнес-процесс можно использовать, например, для ознакомления с положением о компании или согласием на обработку персональных данных.

После запуска процесса, новый сотрудник получает уведомление с кнопкой «Перейти к подписанию». HR-сотрудник видит в системе кто подписал, а кто еще нет. А значит, не нужно связываться с каждым. Такая автоматизация снижает количество рутинных задач и повышает контроль без постоянного вмешательства.

После того как новичок получил доступы и задачи, важно, чтобы он понимал, где хранятся все необходимые для работы документы. В Битрикс24 эту роль выполняет база знаний.

База помогает сотруднику быстро находить ответы без постоянных вопросов к коллегам. При этом HR и руководитель отдела могут обновлять статьи без пересылки файлов и управлять доступами к разделам в зависимости от роли.

База знаний обычно делится на блоки:

• О компании – миссия, ценности, структура, контакты.

• Правила и регламенты – рабочее время, внутренние политики, безопасность.

• Инструменты – инструкции по работе с Битрикс24, почтой, внутренними сервисами.

• Процессы и задачи – как выполнять типовые задачи, шаблоны, чек-листы.

• Контакты и поддержка – к кому обращаться по IT, HR, рабочим вопросам.

База знаний не используется сама по себе, она привязывается к конкретным этапам адаптации. Например, в welcome-задаче – ссылки на разделы «О компании» и «Правила», в задачах первого дня – инструкции по рабочим инструментам, в адаптации первой недели – регламенты и процессы отдела, далее – материалы для самостоятельной работы и развития.

Системная адаптация через Битрикс24 экономит время HR, снижает стресс новичка и помогает формировать вовлеченность с первого дня. Использование единой платформы позволяет:

• подготовить рабочее пространство и материалы заранее,
• структурировать задачи и чек-листы на каждый этап,
• контролировать прогресс через отчеты и уведомления,
• масштабировать адаптацию без потери качества.

Когда адаптация перестает быть хаотичной и превращается в управляемый процесс, сотрудник быстрее включается в работу, HR меньше отвлекается на рутину, а компания получает мотивированного и подготовленного сотрудника.