Как организовать передачу клиентов при уходе сотрудника в Битрикс24
Когда сотрудник уходит из компании, важно быстро и без потерь передать его клиентов коллегам. Если делать это вручную, придется потратить часы: собирать контакты, перебирать переписку, вручную переназначать сделки. Есть риск что-то забыть или напутать.
В Битрикс24 процесс передачи можно автоматизировать. Система позволяет за несколько минут перераспределить клиентов между сотрудниками. Вся история коммуникаций и сделок сохранится и будет сразу доступна новому ответственному. Это касается как увольнения, так и временного отсутствия, например, отпуска.
В статье расскажем, как это сделать.
В Битрикс24 процесс передачи можно автоматизировать. Система позволяет за несколько минут перераспределить клиентов между сотрудниками. Вся история коммуникаций и сделок сохранится и будет сразу доступна новому ответственному. Это касается как увольнения, так и временного отсутствия, например, отпуска.
В статье расскажем, как это сделать.
Содержание:
Как передать сделки, дела и счета при увольнении
При увольнении сотрудника есть риск потерять клиентов. Поэтому нужно передать новому менеджеру не только текущие сделки, но и работу с лидами.
Назначение нового ответственного займет пару минут – для этого в CRM есть массовые действия. Вы можете перераспределить сделки, связанные с ними лиды, контакты, компании или коммерческие предложения.
Рассмотрим передачу ответственности на примере сделок.
Назначение нового ответственного займет пару минут – для этого в CRM есть массовые действия. Вы можете перераспределить сделки, связанные с ними лиды, контакты, компании или коммерческие предложения.
Рассмотрим передачу ответственности на примере сделок.
Как передать сделки другому сотруднику
- В разделе «CRM» перейдите к нужному элементу. У нас это «Сделки». Установите отображение в виде списка.
2. В поле «Фильтр+поиск» примените фильтр «Ответственный». Если сотрудник еще числится в компании, выберите его из списка действующих пользователей.
Если он уже уволен, перейдите во вкладку «Уволенные», где отображаются все элементы, закрепленные за бывшими сотрудниками.
3. Нажмите кнопку «Найти» и система покажет все карточки, которые относятся к зоне ответственности этого человека.
4. Отметьте нужные карточки. В меню «Выбрать действие» найдите пункт «Изменить ответственного». Используйте опцию «Для всех», чтобы применить изменения сразу ко всем найденным элементам на всех страницах.
4. Отметьте нужные карточки. В меню «Выбрать действие» найдите пункт «Изменить ответственного». Используйте опцию «Для всех», чтобы применить изменения сразу ко всем найденным элементам на всех страницах.
5. В открывшемся окне укажите нового сотрудника и нажмите «Применить».
Обратите внимание: назначить нового ответственного нужно и для уже закрытых сделок и лидов. Это позволит новому менеджеру быть в курсе (получать уведомления), если клиент снова проявит активность.
Как передать дела и сделки другому сотруднику
Теперь нужно переназначить дела и счета, связанные со сделками. Для передачи дел:
- Перейдите в раздел «Еще» и выберите «Мои дела».
Если сотрудник еще числится в системе, нажмите на строку поиска и выберите фильтр «Ответственный». Укажите в нем нужного человека.
2. Выделите необходимые дела, нажмите «Выбрать действие» и выберите опцию «Изменить ответственного». В появившемся окне укажите нового сотрудника и примените изменения.
Для смены ответственного в «Счетах»:
- Откройте карточку нужного счета. Изменить ответственного можно только в ней.
2. Если сотрудник уже удален из Битрикс24, потребуется сначала временно восстановить его в системе. Перейдите в раздел «Сотрудники», примените фильтр «Уволены» и найдите нужного человека.
3. Чтобы принять сотрудника на работу, зайдите в его профиль и нажмите соответствующую кнопку.
4. Теперь вы можете выбрать данного сотрудника в фильтрах «Счета» или «Дела» и изменить ответственного.
Обратите внимание: чтобы завершить процесс, нужно повторно уволить сотрудника и удалить его из портала.
Обратите внимание: чтобы завершить процесс, нужно повторно уволить сотрудника и удалить его из портала.
Чек-лист
Подведем итог. Предлагаем краткий чек-лист по передаче дел при увольнении работника в Битрикс24.
Если смена ответственного требуется регулярно – например, когда сотрудники уходят в отпуск или в командировки – используйте готовый бизнес-процесс.
- Соберите все сделки. В CRM найдите все сделки уходящего сотрудника через фильтр «Ответственный». Назначьте нового менеджера массовым действием.
- Не забудьте про дела. В разделе «Мои дела» через тот же фильтр найдите задачи сотрудника и переназначьте их.
- Передайте счета. Если сотрудник уже удален, временно восстановите его. Затем вручную смените ответственного в карточке каждого счета, после чего снова увольте его.
- Проверьте настройку. После передачи убедитесь, что все уведомления и задачи по этим клиентам теперь приходят новому ответственному.
Если смена ответственного требуется регулярно – например, когда сотрудники уходят в отпуск или в командировки – используйте готовый бизнес-процесс.
Допустим, у вас есть график отпусков. Чтобы не заниматься перераспределением задач в последний день, вы можете заранее настроить процесс. Просто установите таймер на дату начала отпуска, и система сама передаст все задачи новому ответственному.
Как работает автоматическое делегирование:
2. Система работает по таймеру. В указанную дату она автоматически меняет ответственного, а когда срок истекает – возвращает ответственность исходному сотруднику. Все действия фиксируются и легко отслеживаются.
3. Процесс можно запускать для любого сотрудника и при необходимости завершить досрочно.
Главное преимущество процесса – бесперебойная работа с клиентами. Задачи переходят другому менеджеру вовремя, и вы не теряете контакт с клиентом на время отпуска или командировки основного ответственного.
Стоимость внедрения бизнес-процесса – 36 000 ₽.
Как работает автоматическое делегирование:
- Вы настраиваете процесс один раз: выбираете, какие элементы (лиды, сделки, контакты) и на какой срок нужно передать коллеге.
2. Система работает по таймеру. В указанную дату она автоматически меняет ответственного, а когда срок истекает – возвращает ответственность исходному сотруднику. Все действия фиксируются и легко отслеживаются.
3. Процесс можно запускать для любого сотрудника и при необходимости завершить досрочно.
Главное преимущество процесса – бесперебойная работа с клиентами. Задачи переходят другому менеджеру вовремя, и вы не теряете контакт с клиентом на время отпуска или командировки основного ответственного.
Стоимость внедрения бизнес-процесса – 36 000 ₽.
Нужен индивидуальный сценарий?
Делегирование ответственности – один из серии готовых сценариев для автоматизации работы отделов в Битрикс24.
Если вам требуется решение, адаптированное под специфику управления вашим персоналом, проектами или клиентским сервисом, обратитесь к нашим специалистам.
Эксперты «Информатики и Сервис» проанализируют ваши рабочие процессы и разработают оптимальные сценарии автоматизации, которые повысят прозрачность, эффективность и управляемость бизнеса.
Если вам требуется решение, адаптированное под специфику управления вашим персоналом, проектами или клиентским сервисом, обратитесь к нашим специалистам.
Эксперты «Информатики и Сервис» проанализируют ваши рабочие процессы и разработают оптимальные сценарии автоматизации, которые повысят прозрачность, эффективность и управляемость бизнеса.
Передача клиентов – это не только CRM, но и обращения в поддержку. Admin24 помогает зафиксировать процесс и автоматически передать обращения новому ответственному без потерь и хаоса.
Хотите получить консультацию
по настройке Битрикс24?
Оставьте свою заявку