Как в Битрикс24 настроить напоминания клиентам о продлении договора
Когда клиентов немного, сроки договоров держать в голове можно. Но как только их становится десятки, контролировать даты вручную становится сложно, что-то неизбежно забывается. В итоге бизнес теряет доход, а клиент сталкивается с неудобствами, и его мнение о компании меняется в худшую сторону.
В Битрикс24 эту задачу можно автоматизировать: система заранее сама напомнит клиенту о том, что срок договора подходит к концу. Рассказываем в статье, как настроить такие уведомления с помощью штатного функционала CRM. Если CRM ещё не настроена — начните с внедрения Битрикс24.
Содержание:
Как настроить робота с напоминанием
Чтобы напоминания о продлении договора работали автоматически, в CRM нужно настроить робота. Именно он будет отслеживать дату окончания и запускать уведомление в нужный момент без участия менеджера.
В первую очередь необходимо добавить в сделки пользовательское поле «Дата окончания договора». Для этого переходим в «CRM» → «Настройки» → «Настройки форм и отчетов» → «Пользовательские поля».
Выберите сущность «Сделка».
Создайте новое поле типа «Дата» и назовите его, например, «Дата окончания договора». Укажите, что поле «Обязательное».
Теперь приступаем непосредственно к настройке робота. Для этого выбираем нужную воронку и переходим во вкладку «Роботы».
Выберите стадию, где договор считается активным. Например, «Выполнение работ» или другую. Нажмите «Добавить робота».
Напоминание по почте
Во вкладке «Коммуникация с клиентом» выбираем «Отправить письмо».
В настройках робота выбираем «Независимо от других роботов» и задаем условие – нужное количество дней до даты окончания договора. Срок можно указать любой в зависимости от специфики бизнеса.
Далее заполняем поля: отправитель, тема, текст письма и т. д. и нажимаем «Сохранить».
Теперь система будет автоматически отправлять письма о продлении договора клиентам, у которых в сделке указана дата окончания договора.
Перед отправкой писем клиентам, рекомендуем протестировать процесс и при наличии проблем обратиться за помощью в саппорт интегратора.
Цепочка напоминаний
Одно письмо может быть не замечено или отложено на «потом», серия уведомлений дает несколько точек контакта до даты окончания и учитывает тот факт, что клиент может открыть письмо позже.
Как настроить
Единственное отличие при настройке между цепочкой писем и единичным напоминанием – количество роботов. Все остальные шаги такие же. После создания пользовательского поля «Дата окончания договора» в настройках CRM, переходим в раздел «Роботы» и на нужной стадии воронки создаем не одного, а несколько роботов. Каждый со своей датой, уникальным названием и текстом письма.
Например, первое письмо – мягкое напоминание, можно отправить за 30 дней. Оно не давит и не создает срочности. Его цель – просто обратить внимание клиента заранее. За месяц у него есть время проверить условия, обсудить продление внутри своей компании и подготовиться к следующей коммуникации. Такое письмо задает тон всей цепочке: клиент знает о сроке и легче реагирует на последующие уведомления.
В втором письме можно подчеркнуть преимущества продления договора сейчас: сохранение текущих условий, отсутствие перерыва в обслуживании и возможность заранее согласовать детали. За эти 14 дней клиент успевает подготовить все документы, а вы получаете уверенность, что клиент останется с вашей компанией.
Письмо за 7 дней до окончания договора – финальное напоминание перед дедлайном. Оно короткое, конкретное и акцентирует внимание на сроке: времени остается немного, поэтому лучше принять решение сейчас. В таком письме важно обозначить дату окончания и дать разные способы быстро связаться с менеджером.
Напоминание в мессенджере или SMS
Email – удобен и привычен, но его читают не всегда сразу. Если важно, чтобы клиент точно увидел напоминание о продлении, стоит подключить дополнительные каналы – SMS или мессенджеры. В Битрикс24 такие уведомления тоже можно настроить через роботов CRM.
SMS и сообщения в мессенджерах особенно уместны, когда срок окончания договора уже близко и нужно оперативное решение, либо в ситуациях, когда основная коммуникация с клиентом уже ведется в этих каналах.
Бизнес-процесс «Серия писем для новых лидов»
Цепочка писем эффективна не только при отправке сообщений о продлении договора, но и для прогрева новых лидов. Компания «Информатика и сервис» разрабатывает для своих клиентов индивидуальные бизнес-процессы и реализовала бизнес-процесс по последовательной автоматической отправке лидам трех писем для повышения вероятности перевода их в клиенты.
В рамках этого процесса:
- При создании лида система отправляет приветственное письмо;
- Через один день клиент получает второе письмо с презентацией компании;
- Через три дня отправляется письмо с отзывами или кейсами;
- Через пять дней клиент получает письмо с предложением встречи.
Если на одном из этапов лид переходит в категорию «В работе», отправка писем прекращается.
Преимущества бизнес-процесса:
Минимизация потерь лидов. Даже если менеджер задерживается с обработкой заявки, лид получает своевременное уведомление и остается вовлеченным.
Снижение нагрузки на сотрудников. Менеджеры освобождаются от рутины и могут сосредоточиться на сделках.
Контроль всего процесса. Руководитель видит, кто открыл письма, кто перешел по ссылкам и на каком этапе находится каждый лид.
Стоимость внедрения - от 15 000 руб.
