Как в Битрикс24 настроить напоминания клиентам о продлении договора

Чтобы напоминания о продлении договора работали автоматически, в CRM нужно настроить робота. Именно он будет отслеживать дату окончания и запускать уведомление в нужный момент без участия менеджера.

В первую очередь необходимо добавить в сделки пользовательское поле «Дата окончания договора». Для этого переходим в  «CRM» → «Настройки» → «Настройки форм и отчетов» → «Пользовательские поля».

Выберите сущность «Сделка».

Создайте новое поле типа «Дата» и назовите его, например, «Дата окончания договора». Укажите, что поле «Обязательное».

Теперь приступаем непосредственно к настройке робота. Для этого выбираем нужную воронку и переходим во вкладку «Роботы».

Выберите стадию, где договор считается активным. Например, «Выполнение работ» или другую. Нажмите «Добавить робота».

Во вкладке «Коммуникация с клиентом» выбираем «Отправить письмо».

В настройках робота выбираем «Независимо от других роботов» и задаем условие – нужное количество дней до даты окончания договора. Срок можно указать любой в зависимости от специфики бизнеса.

Далее заполняем поля: отправитель, тема, текст письма и т. д. и нажимаем «Сохранить».

Теперь система будет автоматически отправлять письма о продлении договора клиентам, у которых в сделке указана дата окончания договора.

Одно письмо может быть не замечено или отложено на «потом», серия уведомлений
дает несколько точек контакта до даты окончания и учитывает тот факт, что клиент может открыть письмо позже.

Единственное отличие при настройке между цепочкой писем и единичным напоминанием – количество роботов. Все остальные шаги такие же. После создания пользовательского поля «Дата окончания договора» в настройках CRM, переходим в раздел «Роботы» и на нужной стадии воронки создаем не одного, а несколько роботов. Каждый со своей датой, уникальным названием и текстом письма.

Например, первое письмо – мягкое напоминание, можно отправить за 30 дней. Оно не давит и не создает срочности. Его цель – просто обратить внимание клиента заранее. За месяц у него есть время проверить условия, обсудить продление внутри своей компании и подготовиться к следующей коммуникации. Такое письмо задает тон всей цепочке: клиент знает о сроке и легче реагирует на последующие уведомления.

В втором письме можно подчеркнуть преимущества продления договора сейчас: сохранение текущих условий, отсутствие перерыва в обслуживании и возможность заранее согласовать детали. За эти 14 дней клиент успевает подготовить все документы, а вы получаете уверенность, что клиент останется с вашей компанией.

Письмо за 7 дней до окончания договора – финальное напоминание перед дедлайном. Оно короткое, конкретное и акцентирует внимание на сроке: времени остается немного, поэтому лучше принять решение сейчас. В таком письме важно обозначить дату окончания и дать разные способы быстро связаться с менеджером.

Email – удобен и привычен, но его читают не всегда сразу. Если важно, чтобы клиент точно увидел напоминание о продлении, стоит подключить дополнительные каналы – SMS или мессенджеры. В Битрикс24 такие уведомления тоже можно настроить через роботов CRM.

SMS и сообщения в мессенджерах особенно уместны, когда срок окончания договора уже близко и нужно оперативное решение, либо в ситуациях, когда основная коммуникация с клиентом уже ведется в этих каналах.

Цепочка писем эффективна не только при отправке сообщений о продлении договора, но и для прогрева новых лидов. Компания «Информатика и сервис» реализовала бизнес-процесс по последовательной автоматической отправке лидам трех писем для повышения вероятности перевода их в клиенты.

В рамках этого процесса:

1. При создании лида система отправляет приветственное письмо;
2. Через один день клиент получает второе письмо с презентацией компании;
3. Через три дня отправляется письмо с отзывами или кейсами;
4. Через пять дней клиент получает письмо с предложением встречи.

Если на одном из этапов лид переходит в категорию «В работе», отправка писем прекращается.

Преимущества бизнес-процесса:

• Минимизация потерь лидов. Даже если менеджер задерживается с обработкой заявки, лид получает своевременное уведомление и остается вовлеченным.

• Снижение нагрузки на сотрудников. Менеджеры освобождаются от рутины и могут сосредоточиться на сделках.

• Контроль всего процесса. Руководитель видит, кто открыл письма, кто перешел по ссылкам и на каком этапе находится каждый лид.

Стоимость внедрения - от 15 000 руб.