Как контролировать выполнение плана продаж в Битрикс24

План продаж – это документ, в котором прописаны цели по объему продаж на определенный период и шаги для их достижения. Можно сказать, что это фундамент, на котором держится управление бизнесом. В плане указывается, сколько товаров или услуг нужно продать, какими способами это сделать и как оценивать результаты.

План продаж часто сравнивают с бизнес-планом, но их задачи отличаются. Если бизнес-план задает вектор развития всей организации – определяет стратегию, рассчитывает инвестиции и оценивает риски – то план продаж концентрируется на выручке и прибыли.

Эффективный план продаж – это сложная структура, которая объединяет цели компании, ресурсы команды и реальные возможности рынка. Рассмотрим пять основных блоков, из которых он состоит.

Планы продаж различаются по срокам: годовой задает стратегическое направление, квартальный и ежемесячный позволяют гибко реагировать на изменения, а недельный или дневной используются для контроля текущей активности команды.

Без контроля план продаж превращается в формальность, а если его провалили, менять что-то уже поздно: месяц закрыт, деньги не получены. Поэтому регулярный контроль его выполнения позволяет решать сразу несколько задач:

Для удобного и эффективного контроля уровня продаж лучше использовать специальные инструменты. Битрикс24 помогает ставить цели, отслеживать результат и видеть полную картину по продажам – все в одной системе.

«План продаж» позволяет фиксировать плановые показатели в CRM и автоматически отслеживать их выполнение. С его помощью руководитель может объективно оценить эффективность как отдельных менеджеров, так и всей компании в целом.

2. В открывшемся окне найдите вкладку «План продаж» и нажмите кнопку «Настроить план».

3. Выберите период, на который устанавливается план: месяц, квартал, полугодие или год.

4. Определите цель – ориентироваться на сумму продаж или на количество успешно завершенных сделок.

5. Выберите вид плана: по сотрудникам, по направлениям (воронкам) или в целом по компании.

6. Укажите плановые показатели. Чтобы добавить сотрудника, нажмите «Добавить еще». После заполнения нажмите «Сохранить».

План продаж сформирован. Теперь можно сравнивать показатели компании и каждого сотрудника с поставленными целями.

После того как план продаж составлен, следующий шаг – контроль его выполнения. В Битрикс24 для этого предусмотрен раздел «CRM-аналитика», где собраны инструменты для оценки работы отдела продаж, анализа воронки и прогнозирования результатов. Отслеживать процесс помогают следующие возможности системы:

1. Анализ лидов. Отчет «Общий анализ» позволяет оценить, как лиды движутся по воронке и насколько эффективно работают менеджеры.

• Воронка лидов – показывает количество элементов на каждом этапе. При наведении на столбец отображается:

- процент конверсии;
- сумма сделок на этапе;
- средняя длительность прохождения этапа.

• Ключевые показатели:

- общая сумма лидов;
- среднее время обработки лида (от создания до завершения);
- конверсия – доля лидов, успешно перешедших в сделку.

• Эффективность менеджеров – таблица, где видно:

- сколько лидов у каждого сотрудника в работе;
- количество выигранных и проигранных элементов;
- личная конверсия.

Отчет доступен как по всем лидам, так и отдельно – по первичным и повторным.

2. Анализ продаж. Здесь можно проследить путь от нового лида до закрытой сделки и оценить динамику результатов.

• Воронка продаж – объединяет данные по лидам и сделкам. График также показывает: процент конверсии, среднее время прохождения этапов и общую сумму сделок. Доступны два варианта отображения:

- конверсионная воронка;
- классическая воронка.

Гибкая настройка фильтров. Главная возможность CRM-аналитики – настройка фильтров по любым полям, включая пользовательские. Это позволяет формировать отчеты под конкретные задачи. Например, можно отдельно проанализировать продажи по регионам, по категориям товаров или по каналам привлечения клиентов.

При нажатии на любой показатель – сумму, количество сделок или другой параметр – система сразу открывает список соответствующих элементов. Это исключает необходимость в ручном поиске данных и ускоряет работу с отчетностью.

Поскольку план продаж напрямую зависит от ежедневной активности менеджеров, контролировать нужно не только результат в виде закрытых сделок, но и процесс – количество звонков, которые совершают сотрудники. Это напрямую влияет на достижение запланированных показателей.

Чтобы отслеживать активность в реальном времени, в Битрикс24 предусмотрен инструмент «Статистика звонков» в разделе «Телефония». Он помогает ответить на вопрос: «Делают ли менеджеры достаточно звонков, чтобы выполнить план?».

Как работать с отчетами:

1. Установите в фильтре отчетный период, сотрудника, подключенный номер в Битрикс24 или номер клиента. Например, «Последние 30 дней».

2. Ключевые показатели отображаются на диаграммах, детальная информация – в сводной таблице под ними.

3. Чтобы увидеть конкретные звонки, кликните на элемент диаграммы или на число в колонке – система покажет список соответствующих вызовов.

Регулярный мониторинг статистики звонков позволяет:

• Контролировать выполнение операционного плана. Можно сравнивать фактические показатели активности (звонки, встречи) с нормативами, заложенными в план продаж.

• Прогнозировать выполнение плана продаж. Если активность падает, можно скорректировать работу команды, не дожидаясь закрытия отчетного периода.

• Снижать потери клиентов. Анализ пропущенных и неотвеченных звонков помогает оперативно устранять проблемы в обработке входящего потока.

Битрикс24 предлагает все необходимое, чтобы контролировать выполнение плана продаж: гибкие настройки отчетов, наглядную аналитику и инструменты для управления командой. Главное – правильно этим воспользоваться.

Если самостоятельно разобраться сложно, обратитесь к опытным специалистам, которые уже провели десятки успешных внедрений. Компания «Информатика и Сервис» поможет гибко настроить систему под конкретные задачи и специфику вашего бизнеса.