Как в Битрикс24 контролировать выполнение задач без ежедневных собраний
Контроль задач – эффективный способ видеть реальную загрузку команды и ее продуктивность. Без него легко пропустить дедлайны, перегрузку специалистов и узкие места в процессах, которые снижают эффективность. При этом важно не перегибать с микроменеджментом и оставлять сотрудникам пространство для самостоятельной работы.
Рассказываем в статье, как с помощью штатных возможностей Битрикс24 контролировать работу без ежедневных отчетов и постоянных созвонов.
Содержание:
Инструменты для контроля задач в Битрикс24
В Битрикс24 есть несколько встроенных функций, которые помогают руководителю отслеживать прогресс по отдельным направлениям и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Ниже – более подробно про каждый из них.
Контроль завершенных задач
Закрытая задача – это еще не гарантия выполненной работы. В Битрикс24 сотрудник может нажать «Завершить», но для руководителя важно другое: что именно сделано, в какой срок и насколько качественно. Поэтому контроль завершенных задач – не про недоверие, это про управляемость процесса.
Чтобы проконтролировать завершенную задачу следует в карточке задачи нажать на иконку настройки около срока исполнения и включить тумблер «Проконтролировать задачу после завершения».
Как только исполнитель завершает выполнение, постановщик получает уведомление о том, что может проконтролировать, а в списке задач в столбце «Крайний срок» напротив адачи появляется статус «Ждет контроля».
В случае, если результата выполненной работы не устраивает, задачу можно отправить на доработку.
Как отслеживать задачи с инструментом «Руковожу»
С помощью этой функции руководитель может посмотреть задачи подчиненных и оценить нагрузку. Для этого зайдите в раздел «Задачи и проекты» и в верхнем меню выберите «Еще» → «Руковожу».
В этом разделе есть список подчиненных, эффективность каждого и количество задач, которые они выполняют с указанием роли в задаче:
Делает – сотрудник указан как исполнитель.
Поручил – сотрудник указан как постановщик.
Помогает – сотрудник указан как соисполнитель.
Наблюдает – сотрудник указан как наблюдатель.
С помощью фильтра можно быстро найти нужного сотрудника в списке. Если в подчинении несколько подразделений, то список можно отфильтровать по отделам.
Что означает эффективность в отчете?
Графа «Эффективность» нужна для того, чтобы оценить количество текущих, просроченных и завершенных задач по каждому сотруднику.
Показатель эффективности рассчитывается так:
100 – (Замечания к задачам / Всего в работе за период) х 100 = Эффективность
Отчеты в задачах
В Битрикс24 есть конструктор отчетов, с помощью которого можно собрать отчет по задачам конкретного сотрудника за определенный период.
Для создания такого отчета нужно перейти в раздел «Задачи и Проекты» и в верхнем меню выбрать «Еще»→ «Отчеты».
Далее следует нажать на таб «Добавить отчет».
В новом окне следует заполнить поле с названием отчета, добавить описание и отчетный период.
Далее нужно выбрать колонки, которые будут в отчете и их порядок. При необходимости колонки можно добавлять, а их порядок менять с помощью стрелок.
Если поставить галочки «Вычислить колонку», то в отчете в каждой колонке вместо перечня задач будет указано количество уникальных данных и их сумма.
В поле «Сортировать по колонке» нужно выбрать колонку для сортировки всех полей отчета и указать критерии сортировки: по возрастанию или убыванию.
Настройка блока «Фильтр»
В этом блоке находятся настройки условий, по которым будет составлен отчет. Для их выбора нажмите «Выберите поле» и выберите нужные элементы. Например, конкретного сотрудника, статус или дату создания.
Если в отчете большое количество записей, рекомендуем указать максимальное количество элементов, которое должно отражаться.
Отчет в виде диаграммы
Следующий раздел конструктора позволяет визуализировать отчет в виде диаграммы. Для этого нужно поставить галочку напротив «Выводить диаграмму». Здесь можно настроить:
Тип диаграммы – столбчатые, круговые и т. д.
Аргумент – поле, по которому собираются данные со значениями.
Значение – поле, информация по которому будет показана на диаграмме. Можно выбрать несколько. Количество регулируется с помощью знаков «+» и «-» справа.
Сотрудник, который создал отчет, может коллегам дать к нему доступ. Для этого в настройках доступа нужно нажать на «Добавить еще» и нажать «Создать отчет». После этого сотрудники смогут просматривать отчет в режиме Чтение.
Что в итоге
Контроль задач в Битрикс24 – это не про тотальный корпоративный надзор и бесконечные проверки. Это про наглядную картину работы: кто сколько времени тратит на задачи, где есть перегрузка и какие направления требуют внимания.
Когда процессы прозрачны, не нужно устраивать ежедневные собрания и уточнять статус каждой задачи вручную. Достаточно правильно использовать инструменты системы и можно управлять командой спокойно, без микроменеджмента и лишнего стресса для сотрудников. При необходимости специалисты могут расширить базовый функционал контроля и настроить под специфику бизнеса.
