Как организовать работу нескольких отделов
в Битрикс24

Организация работы начинается с правильной структуры и разграничения доступа.

Для слаженной работы сотрудников из разных подразделений важно настроить каналы связи. Обычная почта и сторонние мессенджеры с этой задачей часто не справляются: срочные сообщения теряются в общем потоке, а история обсуждений раскидана по разным приложениям.

В Битрикс24 общение встроено в рабочие процессы – это помогает вести все обсуждения в контексте конкретных задач и проектов.

Bitrix24 предлагает два типа чатов для разных целей.

• Личные чаты. Подходят для конфиденциальных переговоров с коллегой. Например, чтобы обсудить детали задачи или дать обратную связь. Администраторы системы не имеют доступа к содержимому этих бесед – они приватны.

• Групповые чаты. Создаются для командной работы. В них удобно решать вопросы, которые касаются всего отдела, проекта или всей компании.

Здесь можно:

• Обсуждать проекты и идеи с коллегами.
• Уточнять и согласовывать сроки.
• Мгновенно делиться файлами – достаточно перетащить документ в окно чата.
• Согласовывать и создавать задачи прямо в чате.

Например, команда создает групповой чат «Лендинг для продукта X». В нем маркетолог, дизайнер и разработчик обсуждают структуру, правят макеты в режиме реального времени и сразу ставят задачу на верстку, прикрепляя к ней итоговые файлы.

Чтобы создать чат для нескольких сотрудников, зайдите в «Мессенджер», затем нажмите на карандаш и выберите «Групповой чат».

Чаты в Битрикс24 можно гибко настроить под себя: отключить уведомления, закрепить важный диалог вверху списка или временно скрыть его, чтобы вернуться к обсуждению позже.

Каналы в Битрикс24 – это еще один способ общения между отделами. Они созданы не для оперативных обсуждений, а для публикации важных новостей, объявлений и материалов, которые должны дойти до всей команды или нескольких подразделений одновременно.

По сути, это внутренняя лента новостей или общая информационная доска, которая помогает разным отделам работать с данными согласованно.

С помощью каналов отделы могут:

• Своевременно информировать друг друга: рассказывать о запуске новых продуктов, изменениях в услугах или внутренних регламентах.

Например, отдел разработки анонсирует обновление, а отдел продаж тут же узнает о новых фичах, чтобы сообщать о них клиентам.

• Делиться опытом и кейсами: публиковать успешные истории клиентов, чтобы маркетинг, продажи и поддержка действовали согласованно.

• Делиться знаниями: выкладывать обучающие материалы, инструкции или полезные статьи, создавая общую базу знаний для сотрудников из разных подразделений.

Чтобы создать канал, зайдите в чаты мессенджера, затем нажмите на карандаш и выберите «Канал».

Это еще один удобный вариант общения, когда нужен личный контакт. Видеоконференции в Битрикс24 позволяют проводить живые совещания, презентации и планерки, даже если команда находится в разных городах или работает удаленно.

Для начала общения не нужно устанавливать сторонние программы и пересылать ссылки – все запускается в пару кликов внутри системы. Это экономит время и помогает быстрее принимать решения, так как все участники видят друг друга, могут демонстрировать экран и сразу же обсуждать рабочие вопросы.

Чтобы начать видеоконференцию, зайдите в чаты мессенджера, затем нажмите на карандаш и выберите «Видеоконференция».

Либо перейдите в раздел «Сотрудники» → «Видеоконференции» и нажмите кнопку «Создать». Затем укажите название события и добавьте участников – вы можете выбрать конкретных сотрудников или пригласить сразу весь отдел.

В этом разделе разберем, как использовать задачи и проекты в Битрикс24, чтобы сотрудники из разных отделов работали согласованно и видели общий прогресс.

Любой сквозной процесс (у которого есть начало и конец) эффективнее вести как проект. В нем видны все задачи и понятно, на каком этапе он находится. В проекте вы сможете:

• Разбить работу на этапы и конкретные задачи.

• Назначить ответственных из разных отделов (маркетинг, разработка, продажи).

• Установить сроки и контролировать выполнение на диаграмме Ганта или канбан-доске.

Чтобы создать проект, нажмите на «Задачи и Проекты» в боковом меню, затем выберите «Проекты» наверху страницы и нажмите «Создать».

Выберите «Проект» и внесите необходимую информацию.

Разделите проект на конкретные задачи и подзадачи, распределив их по отделам. Главное – назначить ответственного и соисполнителей на каждый этап, а также обозначить сроки выполнения. Для создания задачи выберите нужный проект и в нем нажмите кнопку «Создать».

В каждом проекте также доступны «Диск» и «Календарь» – встроенные инструменты для комфортной командной работы.

Для временных проектов оптимально подходит функция кроссфункциональных команд. Это временная рабочая группа, куда входят сотрудники из разных отделов для решения общей задачи. Например, для разработки нового продукта могут объединиться маркетологи, продажники, бухгалтеры и юристы. Они продолжают числиться в своих подразделениях, но на время проекта работают как единое целое.

Кроссфункциональные команды существуют ровно столько, сколько длится проект, а по его завершении их легко распустить, не нарушая основную иерархию компании.

Ключевые возможности таких команд:

• Команду можно прикрепить к любому отделу, не перестраивая всю организационную схему.
• У команды всегда есть назначенный руководитель и его заместитель, которые отвечают за результат.
• Руководитель команды получает право согласовывать задачи и процессы наравне с основным начальником сотрудника на время проекта.
• Система сама создает для команды отдельный чат и информационный канал. Состав участников в них обновляется автоматически, стоит вам добавить или удалить кого-то из команды.

Создавать и управлять командами могут сотрудники с соответствующими правами. Как это сделать:

1. Откройте раздел «Сотрудники» → «Структура компании».

2. Нажмите кнопку «Добавить» и в выпадающем списке выберите «Команда», затем «Продолжить».

3. Заполните основные данные: название команды, описание функций, вышестоящее подразделение (отдел или другая команда, к которой она будет прикреплена).

Для наглядности выберите цвет – так команду будет легче найти в общей структуре.

4. Назначьте руководителя, заместителя и участников команды из числа сотрудников компании. Нажмите «Продолжить».

5. Настройте коммуникацию. Система может автоматически создать для команды:

• коллабу (общее рабочее пространство с контрагентами);
• канал для новостей;
• или добавить участников в существующий чат.

Выберите нужные опции и нажмите «Продолжить».

6. Определите, кто из руководителей будет согласовывать отпуска и командировки для участников команды. Нажмите «Добавить». Завершите создание, нажав кнопку «Создать команду».

Когда над одной сделкой работают несколько отделов, важно автоматизировать передачу данных. Ручной перенос информации приводит к задержкам и ошибкам. Эту проблему решают туннели продаж в CRM – логические связи между стадиями воронок.

Приведем пример в работе отдела продаж и логистики:

1. Как только сделка в воронке «Продажи» переходит на этап «Оплачено», система автоматически перемещает сделку в воронку «Логистика» для отдела сборки со всеми деталями.

2. Когда логист переводит сделку в стадию «Заказ собран и упакован», сделка автоматически попадает в воронку «Доставка», и курьерская служба сразу берет ее в работу.

Эффективное решение, согласны? Система сама ведет сделку по этапам, передавая задачу от одного отдела к другому без вашего участия.

Туннели продаж настраиваются в модуле CRM. Чтобы создать туннель:
Перейдите в раздел CRM, выберите «Сделки», затем «Воронки» и нажмите «Воронки и туннели продаж».

В открывшемся окне появятся воронки, которые были созданы при настройке отдела продаж. Если у вас еще нет воронки, в другом материале рассказали, как ее построить.

Для создания туннеля нажмите на исходную стадию в одной воронке и, удерживая кнопку, проведите линию до стадии в другой воронке, с которой хотите ее связать. Например, от стадии «Оплачено» в воронке «Продажи», до стадии «Новая» в воронке «Логистика».

Нажмите на «Туннель».

В появившемся окне выберите, что должна сделать система со сделкой:

• Копировать. Битрикс24 создаст точную копию сделки в новой воронке. Оригинал при этом останется на своем месте в первой воронке. Этот вариант подходит, если нужно вести параллельный учет.

• Переместить. Система перенесет сделку из текущей воронки в целевую. В исходной воронке она больше не отображается. Это стандартный выбор для сквозного процесса, когда ответственность за задачу полностью переходит к следующему отделу.

Туннель работает как робот. Он выполняет заданное действие – копирует или переносит сделку. Чтобы задать ему точные инструкции (когда и при каких условиях выполнить действие), нажмите кнопку «Настроить».

Задайте основные параметры:

• укажите, должен ли робот сработать независимо или только после выполнения других автоматических правил;

• определите, когда он сработает (срабатывание сразу, с задержкой, до наступления события или в указанный день и час);

• укажите дополнительные условия, при которых робот сработает (например, если счет оплачен);

• выберите целевую воронку и стартовую стадию для сделки;

• назначьте ответственного;

• при необходимости отредактируйте название сделки.

Сохраните настройки.

Помимо туннелей, для настройки сквозных процессов в Б24 еще один инструмент –   бизнес-процессы. Если туннели в основном «перебрасывают» сделку из одной воронки в другую, то бизнес-процессы могут автоматизировать практически любую рутину внутри компании: создание задач, отправку уведомлений, согласование документов и многое другое. Подробно о бизнес-процессах и как их настроить читайте в нашем другом материале.

В качестве примера рассмотрим типичный процесс «От лида до оплаты», который автоматизирует работу отдела продаж и бухгалтерии.

1. Создание лида. Лид поступает с формы на сайте или по ссылке из рассылки. Система автоматически создает задачу менеджеру на обработку.

2. Работа с клиентом. Менеджер общается с клиентом, ведет переписку и вносит данные в CRM.

3. Согласование и выставление счета. Когда сделка переходит на этап «Согласование КП», срабатывает бизнес-процесс. Он автоматически создает задачу для бухгалтера: «Выставить счет по сделке №…». Бухгалтер формирует счет прямо в CRM, и система отправляет его клиенту, например, по электронной почте.

4. Контроль оплаты. После оплаты бухгалтер отмечает счет оплаченным в карточке сделки. Робот CRM автоматически переводит сделку на стадию «Оплачено» и отправляет уведомление менеджеру.

Этот же принцип работает для согласования договоров с юристами, постановки задач производству, информирования службы доставки и др.

Битрикс24 предоставляет множество инструментов для организации эффективной работы между отделами и управления бизнесом в целом. Однако у каждого бизнеса – свои процессы и нюансы. Гибкость системы позволяет создавать решения под любые задачи. Если вам нужны процессы, заточенные под специфику именно вашей компании, – обратитесь к специалистам.

Компания «Информатика и сервис» профессионально занимается глубокой настройкой Б24. Опытные сотрудники помогут подключить нужные модули, а также разработать или настроить бизнес-процессы в Битрикс24 под ваши конкретные потребности.