Базовая настройка портала Битрикс24: инструкция для старта

Для начала работы в Битрикс24 перейдите на официальный сайт сервиса и нажмите кнопку «Получить бесплатно». Укажите свой адрес электронной почты или войдите через аккаунт одной из социальных сетей.

После регистрации на указанный email придет письмо с подтверждением. Перейдите по ссылке из письма, чтобы подтвердить адрес и задать пароль для входа.

Сразу после входа в систему вы попадаете на главную страницу. Ее вид зависит от ключевого инструмента, который был выбран как основной. Например, если это CRM, вы сразу увидите список сделок. А если в приоритете совместная работа и общение, то попадете прямо в чаты Мессенджера. При желании вы можете сами решить, что будет открываться первым, и настроить меню под свои нужды.

Слева находится главное меню с ключевыми разделами: «Мессенджер», «Лента», «Диск», «Задачи», «CRM», «Почта», «Задачи» и Проекты и другие. Меню гибко настраивается – вы можете убрать ненужные пункты, изменить их порядок или добавить быстрые ссылки на часто используемые инструменты и внешние сайты.

Для этого разверните меню и воспользуйтесь кнопкой «Настройки» в нижней части меню. Здесь же можно изменить главный инструмент вашего Битрикс24. Изменить порядок элементов просто: зажмите мышкой нужный пункт и, не отпуская кнопку, переместите его на новое место в меню.

Вверху экрана расположена панель инструментов. В ее левой части отображаются элементы и настройки текущего раздела. Например, в CRM можно перейти к списку сделок, просмотреть каталог продукции или изменить права доступа для сотрудников.

Это меню также можно настроить, скрыв или изменив порядок пунктов.
Для этого нажмите «Еще» и выберите «Настроить меню».

Затем нажмите на колесико рядом с функцией и выберите – скрыть ее или сделать главной. Затем нажмите «Завершить настройку».

Чуть правее находится строка поиска (лупа) для быстрого нахождения сотрудников, документов, сделок и любой другой информации. Далее расположен ряд полезных виджетов: название компании (клик по нему ведет на главную страницу), панель «Настройки» (для администраторов), кнопка «Пригласить сотрудников», раздел «Мой тариф» и кнопка «Помощь», которая открывает статьи базы знаний, соответствующие текущему разделу.

В правом верхнем углу находится ваш аватар. Нажав на него, вы откроете персональный виджет сотрудника, где можно начать рабочий день, сменить пароль, посмотреть отпускные дни и управлять другими личными настройками.

Справа от основного окна расположена боковая панель. Чтобы ее открыть, нажмите на один из значков, например, на колокольчик уведомлений. Панель включает несколько вкладок:

• Уведомления – список всех важных событий: новых комментариев, напоминаний о встречах, изменений в задачах.

• CoPilot – доступ к AI-помощнику для решения повседневных задач, от написания текстов до генерации идей.

• Контакт-центр – централизованный список всех диалогов с клиентами из онлайн-чатов и социальных сетей, отсортированный по статусам.

• Чат-бар – компактный список ваших текущих переписок. Закрепленные чаты будут всегда находиться вверху.

О важных событиях система сообщает с помощью счетчиков уведомлений – это цифры на красном или зеленом фоне, которые появляются рядом с разделами. Например, они показывают количество непрочитанных сообщений или новых задач. Клик по такому счетчику в любом месте интерфейса приведет вас прямо к источнику уведомления – конкретному чату, задаче или событию в ленте.

Теперь, когда мы разобрались с интерфейсом и навигацией в Битрикс24, перейдем к основным шагам по самостоятельной настройке системы.

Для стабильной и безопасной работы со всеми функциями Битрикс24 мы рекомендуем использовать последние версии популярных браузеров. Устаревшие версии могут ограничивать доступ к некоторым возможностям платформы.

После регистрации, которую мы описали выше, настройка включает следующие шаги:

Для совместной работы пригласите коллег в портал одним из способов:

• Ссылка-приглашение. Скопируйте и отправьте коллеге персональную ссылку. Перейдя по ней, он сможет завершить регистрацию.
• По email или телефону. Введите контактные данные будущего пользователя, и система отправит ему приглашение автоматически.
• Самостоятельное добавление. Заполните данные сотрудника самостоятельно и создайте для него учетную запись вручную.

Чтобы задать название компании и выбрать домен, нажмите на кнопку наверху рядом с логотипом Битрикс24. Затем нажмите на карандаш.

Введите название вашей компании, а затем отредактируйте адрес портала. Изначально Битрикс24 присваивает адрес из букв и цифр (например, b24-a1b2c3.bitrix24.ru), который сложно запомнить. Для удобства замените его, добавив название компании или подключив собственный домен. Этот шаг можно выполнить только один раз. Если выбранный вариант адреса уже занят, система предложит список доступных альтернатив.

Прокрутив окно настроек вниз, вы также сможете настроить корпоративную тему оформления портала Битрикс24. Можно выбрать одну из готовых тем или загрузить собственную.

Снова нажмите на кнопку в верхней части экрана. Откроется окно с настройками портала, где можно:

• Настроить главную страницу. «Наш вайб» – это стартовая страница в Bitrix24. Ее видят пользователи сразу при входе в систему. Здесь можно собрать все самое важное, быстрые переходы к инструментам и новости. Для новых сотрудников главная страница станет отличным помощником для быстрой адаптации и включения в работу.

• Выбрать самые актуальные инструменты для работы вашей команды.

• Настроить удобную коммуникацию с коллегами внутри портала.

• Контролировать, как приглашать новых участников, а также регулировать доступ к вашему порталу для внешних пользователей.

• Выбрать способ закрытия сделки в CRM – вручную или автоматически по правилам бизнес-процесса.

• Заполнить реквизиты компании (данные сохранятся в CRM).

• Установить рабочий график, включая выходные и праздничные дни.

• Настроить параметры безопасности для защиты информации.

• Выбрать формат отображения даты и времени.

• Настроить ИИ-помощника CoPilot.

На тарифе «Энтерпрайз» компании с распределенной структурой могут объединить свои порталы Битрикс24 в единую сеть. Для настройки нажмите «Филиальная сеть».

Профиль в Битрикс24 – это личная карточка сотрудника. Там собрана основная информация для коллег: отдел, должность, контакты и интересы.

Например, в карточке видны:

• Роль: Гость, Интегратор или Администратор (может настраивать систему).
• Статус: «В сети», «Не беспокоить», «В отпуске».
• Отпуск/командировка: когда сотрудника не будет на месте.
• Контакты: телефон, email, рабочий мессенджер.
• Отдел и должность.

Это помогает быстро понять, кто чем занимается, как связаться и когда человек доступен.

Чтобы заполнить или изменить личный профиль, нажмите на свою аватарку в правом верхнем углу экрана. В открывшемся окне вы сможете отредактировать все необходимые данные.

Структура компании – это карта, которая визуализирует все ее подразделения, команды и ключевых лиц, показывая, как они связаны между собой. В Битрикс24 организационная структура также задает правила доступа к информации. Она определяет, кто что видит в системе: руководители получают обзор работы своих подчиненных, включая задачи и отчеты, а сотрудники работают в рамках своей зоны ответственности.

Чтобы настроить структуру, нажмите кнопку «Пригласить» в правом верхнем углу экрана (она доступна во всех разделах), затем перейдите в «Структура» → «Настроить».

Откроется шаблон структуры. Настройте его, чтобы он отражал фактические отделы и подчиненность в компании. Здесь доступно управление подразделениями, должностями и служебными связями.

Битрикс24 предлагает пять тарифов для бизнеса любого масштаба: «Бесплатный», «Базовый»,« Стандартный», «Профессиональный» и «Энтерпрайз». Оптимальный вариант зависит от задач вашей компании, численности команды и набора необходимых функций.

Перед выбором рекомендуем активировать демо-режим на 15 дней. Он позволит на практике оценить ключевые возможности платформы и принять взвешенное решение о подписке.

CRM сохраняет каждый этап сделки от первого контакта до закрывающих документов. Для комфортной работы настройте подходящий вид: классический список или канбан-доску.

Главный экран CRM – это ваша воронка продаж в действии. Она наглядно разбита на столбцы (или этапы сделки), показывающие на какой стадии находится каждый клиент. В них также отображаются лиды (заявки), которые могут поступать автоматически (например, с сайта или из соцсетей) или создаваться вручную.

Откройте раздел «CRM» → вкладка «Клиенты» → нажмите кнопку «Создать». Заполните форму и, если клиент уже есть в базе, привяжите лид к существующему контакту или сделке.

Для редактирования каждого поля в форме нажмите на колесико справа.

Сделку можно создать прямо из лида/контакта или начать с нуля. Для этого:

• Перейдите во вкладку «Сделки».
• Нажмите кнопку «Создать» или «Быстрая сделка» в нужном столбце воронки.
• Заполните обязательные поля в форме.

Теперь нужно настроить воронку продаж. В Б24 это можно сделать двумя способами:

• Через главное меню. Откройте раздел «CRM», выберите «Сделки», нажмите «Общая», перейдите в «Воронки» и затем в «Воронки и туннели продаж».

В системе по умолчанию существует стандартная воронка продаж – «Общая». Вы можете настроить ее под свои задачи: переименовать, изменить названия и порядок стадий. Для этого нажмите на значок карандаша рядом с названием воронки или плюсик для редактирования конкретного этапа. Чтобы поменять местами стадии, перетащите их мышкой.

Для создания новой воронки нажмите кнопку «Добавить воронку» и укажите ее название.

Чтобы CRM работала правильно, ее необходимо подключить к каналам привлечения клиентов. Без интеграции вы получите искаженную картину: аналитика будет неполной, а в процессе взаимодействия с клиентами неизбежно возникнут сбои.

Для подключения интеграций зайдите в контакт-центр, где вы можете выбрать телефонию, чат, почту, VK, WhatsApp, Telegram и другие каналы.

Каналы можно подключить напрямую через встроенные коннекторы платформы или с помощью готовых интеграций из Битрикс24.Маркетплейс.

Счетчики в CRM помогают не упускать из виду задачи и завершать их в срок. Но кроме них еще есть напоминания о делах. Они удобны, если вы работаете не только в CRM, но и в других инструментах Битрикс24.

Напоминания включены по умолчанию в веб-версии, десктопном и мобильном приложениях. Чтобы получать их на почту, включите эту опцию в настройках. Вы будете получать уведомление за 15 минут до события и в момент его начала. Это время можно изменить как удобно вам.

Для настройки уведомлений зайдите в «Мессенджер» → «Еще» → «Настройки» → «Уведомления».

Информация об отработанном времени используется для начисления зарплаты, анализа затраченного на задачи времени и распределения нагрузки на сотрудников. 

Чтобы начать учет времени:

1. Кликните по своей аватарке в правом верхнем углу и нажмите «Начать рабочий день».
2. После окончания работы нажмите «Завершить рабочий день».
3. Если нужно скорректировать время, выберите соответствующую опцию в открывшемся виджете учета.

Работать в Б24 можно не только в браузере. Для доступа к работе с любого устройства можно установить десктопное или мобильное приложение.

Этих десяти шагов достаточно, чтобы начать работу. Когда команда освоится, вы сможете углубиться в настройку бизнес-процессов, BI-аналитики и интеграций с другими сервисами.

Далее представлен краткий обзор основных инструментов Битрикс24 для повседневного использования.

Битрикс24 включает комплекс инструментов для автоматизации рабочих процессов. Помимо CRM, о которой мы рассказали выше, к ключевым инструментам относятся:

Как эффективно ставить задачи в Битрикс24 читайте в нашем другом материале. Также рассказали, как ставить задачи менеджерам прямо из карточки CRM.

Вам будет предложено два варианта: разработать сайт с нуля или воспользоваться готовым шаблоном. В каталоге представлены адаптированные решения для разных отраслей: строительства, IT-агентств, юридических услуг и других.

Выбрав подходящий шаблон, нажмите «Создать». Через несколько секунд система сгенерирует сайт и предложит перейти к его редактированию. В визуальном редакторе вы сможете добавлять и настраивать блоки, изменять структуру страниц, а также интегрировать CRM-формы для сбора заявок и других инструментов коммуникации с клиентами.

Сайты можно создавать с помощью AI. О том, как это сделать читайте в нашем материале.

Мы рассказали о базовых инструментах и настройках Битрикс24, чтобы вы могли выполнить первоначальную настройку самостоятельно. Однако платформа включает в себя гораздо больше возможностей. Во избежание ошибок и для более точной адаптации системы под специфику вашей компании и бизнес-процессов рекомендуем обратиться к опытным интеграторам.

Специалисты компании «Информатика и Сервис» отлично разбираются в облачном Битрикс24 и знают все о тонкостях настройки коробочной версии продукта. А в блоге компании вы найдете много полезной информации и реальных кейсов по работе и настройке Bitrix24.